Die Zusammenarbeit mit Freelancern ermöglicht es, kurzfristig auf Kompetenzen zuzugreifen, die im eigenen Team nicht vorhanden sind oder, in Zeiten hoher Arbeitsbelastung, externe Unterstützung bei der Abwicklung von Projekten zu erhalten: Genau aus diesem Grund nutzen auch wir bei Malt, die Freelancer unseres Marktplatzes. Victoire, Leiterin der Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit, erzählt wie Sie Freelancer in Ihrer Abteilung einsetzt. 

Auf Malt werden täglich mehr als 200 Projekte in Zusammenarbeit mit Freelancern umgesetzt. 

Darunter ist sich auch Malt selbst ein treuer Kunde, und zwar in all seinen Schlüsselbereichen, wie Recht, Marketing und Produkt. Im Rahmen unserer Interviewreihe „How Malt uses Malt“ erklären uns Mitarbeiter, wie und warum sie mit Freelancern (Freiberuflern) zusammenarbeiten. 

Hallo Victoire, könntest Du Dich kurz vorstellen und uns erklären, wie Dein Team organisiert ist?

Ich heiße Victoire und leite bei Malt den Bereich Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit. Bevor ich zu Malt kam, habe ich für eine Agentur gearbeitet und war auch selbständigtätig. Bei Malt leite ich ein fünfköpfiges Team. Alle meine Mitarbeiter haben unterschiedliche Qualifikationen: Anne ist für die Kommunikation in Deutschland zuständig, Cayetano kümmert sich um die Kommunikationsarbeit auf dem spanischen Markt, Mylène um den Eventbereich, Paule um die Content Factory und Daniel wird bald für die digitale Kommunikation zuständig sein. Wir sind ein junges Team und das Besondere an unserer Arbeit ist, dass wir drei Länder gleichzeitig abdecken. Wir müssen gut organisiert und aufeinander abgestimmt sein. So können wir frühzeitig einschätzen, welche Qualifikationen uns fehlen und Phasen intensiver Arbeitsbelastung gut vorhersehen. So können wir auch absehen, wann wir auf Freelancer zurückgreifen müssen. 

In welchen Fällen greifst Du auf Malt-Freelancer zurück?

Malt ist in Frankreich, Spanien und Deutschland vertreten, ein Großteil unseres Content wird deshalb in drei Sprachen erstellt. Wir benötigen also regelmäßig Übersetzungen, sowohl von Artikeln als auch von Whitepapern, Studien usw. Deswegen haben wir jede Woche mit freiberuflichen Übersetzern zu tun. Sie sind Dreh- und Angelpunkt unserer Content Factory und ermöglichen es uns, für unsere drei Zielmärkten qualitativ hochwertige Inhalte zu erstellen.

Wir haben zwar eine interne Designabteilung, doch kann es gerade zu Zeiten mit höherem Arbeitsaufkommen passieren, dass wir auf externe Talente zurückgreifen müssen, um Engpässe zu überbrücken und unsere Projekte voranzutreiben. So eine Situation hatten wir zum Beispiel im Rahmen unserer im November letzten Jahres gestarteten Aktion “Choiseul for Good“, ein gemeinsames Projekt von Malt und dem französischen Thinktank Institut Choiseul, das Wirtschaftsförderung und humanitäres Engagement verbindet. Dieses Projekt wurde in weniger als zwei Monaten umgesetzt und hat alle Mitarbeiter des Unternehmens eingebunden. Ein Projekt dieser Größe hätte normalerweise bedeutet, dass Paralellprojekte verlangsamt werden oder sogar still stehen. In diesem konkreten Fall wurde deshalb ein freiberuflicher Grafiker mit der Ausarbeitung der gesamten Grafischen Charta beauftragt: eigene Website, Visual Assets usw.  So konnten wir parallel auch einen Rebrand und das Design-Konzept unserer Freelancing in Europe 2021 Studie intern umsetzen. 

Unsere Kommunikationsabteilung beauftragt Freelancer generell nur für sehr kurze Projekte. Jedoch arbeiten wir langfristig mit ihnen zusammen, weil wir unsere Bedürfnisse exakt einschätzen können und weil die geleistete Arbeit immer von sehr guter Qualität ist. 

Welche Kriterien sind für Dich bei der Suche und Auswahl eines Freelancers von besonderer Bedeutung? 

Bei der Suche nach einem Freelancer, sehe ich mir zunächst die Empfehlungen auf seinem Maltprofil an und lese die Kommentare, die von Kunden zu früheren Aufträgen abgegeben wurden. Danach ist die zeitliche Verfügbarkeit des Freelancers ein weiteres Kriterium. Sie ist für uns von entscheidender Bedeutung, da wir Freelancer im Rahmen unsere Projekte meistens sehr kurzfristig benötigen. 

Und schließlich würde ich sagen, ist auch der erste Kontakt mit dem Freelancer über die Nachrichtenfunktion von Malt von Bedeutung. Wichtig ist, dass man gut miteinander klarkommt. Das findet man schnell heraus, auch wenn es sich nur um einen schriftlichen Kontakt handelt. Ich denke, es ist sehr wichtig, den Freelancer mit allen für das Projekt nötigen Informationen zu versorgen, damit sich der Austausch effizient und professionell gestaltet.

Wie unterscheidet sich die Zusammenarbeit mit einem Freelancer von der mit einem Kollegen oder Teammitarbeiter?

Ich engagiere einen Freelancer in folgenden Situationen: 

  • wenn ich Qualifikationen benötige, die mir intern nicht zur Verfügung stehen, das trifft zum Beispiel auf Übersetzer oder Videografen zu
  • oder in Phasen hohen Arbeitsaufkommens, wenn ich kompetente Fachkräfte benötige, die schnell einsatzfähig sind und gut mit den Teams zusammenarbeiten können.

Für mich als Teamleiterin ist es eine interessante Herausforderung, mit hybriden Teams aus externen und internen Talenten zu arbeiten. Ich erwarte von den Freelancern nicht dasselbe wie von meinen Mitarbeitern. Es ist nicht meine Aufgabe, sie anzuleiten oder ihre Kompetenzen zu erweitern. Schließlich weiß ich, dass der Freelancer oder die Freelancerin, mit dem oder mit der ich zusammenarbeite, autonom arbeiten kann und darüber hinaus bereits über die nötige Expertise auf seinem oder ihrem Gebiet verfügt. Einem Freelancer gegenüber trete ich natürlich nicht als Vorgesetzte auf, im Gegenteil, der Freelancer ist ein Dienstleister. Der Austausch sollte außerdem einfach und direkt sein.

Ich achte darauf, wie der Freelancer die Dinge sieht und welche Expertise er uns vermitteln kann. Manchmal kommt es vor, dass uns ein Freelancer regelrecht herausfordert – das ist wirklich toll! Vor allem wenn man zu sehr in ein Projekt vertieft ist und nicht mehr über den eigenen Tellerrand hinaussieht, kann man dadurch neue Sichtweisen erhalten. 

Was gefällt Dir am besten an der Nutzung von Malt? 

Diese Frage ist für eine Komm-Chefin leicht zu beantworten (lacht)! Malt ist ein Marktplatz, der Unternehmen auf einfache Weise die Möglichkeit bietet, die richtigen Leute zum richtigen Zeitpunkt zu finden. Um einen Vergleich zu ziehen: Ich bin eine große Nutzerin und Kundin von Etsy, vor allem, weil ich zwei linke Hände habe (lacht) und mir außerdem die Zeit fehlt, selbst Dekorationen für meine Wohnung zu basteln. So suche ich einfach auf Etsy nach Leuten, die das Talent haben, schnell schöne Bilderrahmen herzustellen, wenn ich dafür keine Zeit habe.

Alle nötigen Tools sind direkt in die Website oder die App integriert. Um mich mit einem Freelancer auszutauschen, brauche ich beispielsweise nicht über meine persönliche Mailbox zu gehen. Auch alle rechtlichen Dokumente und Rechnungen sind zentralisiert, was sowohl für den Kunden als auch für den Freelancer außerordentlich praktisch ist. 

Abgesehen von unserer tollen Community aus 200 000 Freelancern, schätze ich an Malt besonders: die Schönheit des Produkts. Die von unserer Technikabteilung entwickelten Tools ermöglichen eine reibungslose und zentralisierte Nutzung. Und als ehemalige Freelancerin und als Unternehmen liebe ich Einfachheit über alles!