Es ist wichtig, sich für die genaue Festlegung des Auftragumfangs Zeit zu nehmen: Für Richard Yarsley, Chief People Officer bei Malt, ist dies der Schlüssel zum Erfolg für seine Zusammenarbeit mit Anne-Clémence Sire, unabhängige Beraterin, die die HR-Teams von Malt seit nunmehr 5 Monaten unterstützt. Wir haben beide getroffen, um mehr über ihre erfolgreiche Zusammenarbeit zu erfahren.

Malt ist sich selbst ein treuer Kunde, und zwar in all seinen Schlüsselbereichen.

Über 95% der Teams arbeiten mit mindestens einem Freelancer zusammen, und zwar in allen unterschiedlichen Bereichen – von Produktmanagement bis zu Marketing oder eben im Personalwesen.  Im Rahmen unserer Interviewreihe „How Malt uses Malt“ erklären uns Mitarbeiter, wie und warum sie mit Freelancern (Freiberuflern) zusammenarbeiten. 

Hallo Richard und Anne-Clémence, könntet Ihr Euch kurz vorstellen und etwas über Eure jeweiligen Aufgaben bei Malt erzählen?

Richard. Ich bin Richard. Ich war über 15 Jahre im Personalwesen tätig und bin nun seit 4 Jahren Chief Officer bei Malt. Meine Aufgabe besteht darin, das Unternehmenswachstum voranzutreiben: neue Talente einzustellen, die Unternehmenskultur zu stärken und Teams aufzubauen.

Anne-Clémence. Ich heiße Anne-Clémence und arbeite mittlerweile seit 15 Jahren im HR-Bereich. Ich habe meine Tätigkeit bei großen internationalen Unternehmen, wie Google oder auch L’Oréal, begonnen. 2017 habe ich mich über Malt als unabhängige Beraterin selbständig gemacht. Hauptsächlich arbeite ich als Headhunterin für europäische Startups und seit Kurzem auch für große Firmen. Darüber hinaus unterstütze und begleite ich Teams und Führungskräfte in Bereichen wie Management und Motivation. Seit 5 Monaten unterstütze ich Malt im Bereich Talent Acquisition, und das 4 Tage pro Woche.

Richard, in welchem Kontext hast Du bereits eine unabhängige Beraterin beauftragt?

Richard. Wir hatten die Vorgabe, sowohl in Frankreich als auch in Deutschland und Spanien, die Einstellung neuer Talente voranzutreiben und die Teams zu erweitern. Um dabei Unterstützung zu bekommen, wollten wir auf eine Person mit Erfahrung zurückgreifen, die genau weiß, wie man Teams begleitet und coacht. Uns war klar, dass ein klassisches Einstellungsverfahren viel Zeit, sagen wir mindestens 5 Monate, benötigen würde. Für unsere Wachstumsambitionen war jedoch kein Zeitaufschub möglich. Ich habe Anne-Clémence vor zwei Jahren kennengelernt und wollte sie unbedingt für eine Zusammenarbeit im Rahmen dieses Projekts gewinnen: Sie ist auf ihrem Gebiet einfach eine echte Expertin und beherrscht drei Sprachen.

Die Möglichkeit auf Anne-Clémence zurückzugreifen, , anstatt einen festen Mitarbeiter einzustellen, machte das ganze Projekt für mich deutlich schneller und einfacher umsetzbar: Ich war nicht mehr gezwungen unter Zeitdruck jemanden einzustellen und wusste, dass Anne-Clémence bis Juni verfügbar sein würde.

Wie ist es Dir gelungen, Anne-Clémence in Deine Teams und im weiteren Sinne auch  in Malt zu integrieren?

Richard. Zuallererst, und zwar noch vor Auftragsbeginn, musste ihre Funktion ganz klar festgelegt werden, sowohl für mich als auch für die Geschäftsleitung von Malt und natürlich für die Teams, mit denen sie zusammenarbeiten sollte. Dafür haben wir ihren Aufgabenscope mit Hilfe einer Leistungsbeschreibung klar definiert: Das ist ein Dokument, das den Umfang ihres Auftrags und ihre Aufgaben genau beschreibt. Diese Leistungsbeschreibung wurde anschließend mit den HR-Teams geteilt, so dass alle Beteiligten die Aufgaben von Anne-Clémence von vornherein genau kannten und wussten, wie letztere ihnen Unterstützung bieten könnte.

Dann haben wir feste Abläufe eingeführt, um sie – wo möglich – in das Team zu integrieren. Ich halte Anne-Clémence für eine exzellente Sparringspartnerin, die mich in meinen Managementaufgaben erheblich entlastet.

Und Du, Anne-Clémence, wie empfindest du die Zusammenarbeit mit Malt?

Anne-Clémence. Was ich an meiner Position als unabhängige Beraterin interessant finde, ist die Tatsache, dass ich meine Meinung gefühlt freier äußern kann, da ich nicht von internen Hierarchien abhängig bin. Meine Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass das Unternehmen seine Ziele erreicht und die unternehmensinternen Abläufe die Arbeit des Teams verbessern können.  Ich empfinde es als Freiraum, außerhalb hierarchischer Strukturen zu arbeiten. Ich kann mich objektiver ausdrücken, was aber auch nur möglich ist, weil Richard mir von Anfang an die Möglichkeit dazu gegeben hat.

Wie läuft der Auftrag?

Richard. Der Auftrag läuft bestens. Auch weil die Zielvorgaben von Anfang an feststanden. Anne-Clémence hat es verstanden, die Teams optimal zu motivieren, insbesondere Charlotte und Hamza, beide Talent Acquisition Manager bei Malt: Sie hat mit ihnen beispielsweise jede Woche Meetings gehalten, „Shadow calls“ organisiert, um ihre Arbeitsweise zu professionalisieren, und den beiden regelmäßiges Feedback zu ihrer Rolle als Coach und interner Personalberater gegeben.

Anne-Clémence wendet auch KPI-Prinzipien perfekt an: Sie hat das Talent, genau da anzusetzen, wo etwas nicht so gut läuft und stellt Ergebnisse im Gesamtzusammenhang dar. Sie hat für uns ein KPI-Dashboard eingerichtet, das uns bei der täglichen Arbeit sehr gute Dienste leistet.

Es ist super, dass sie in Eigeninitiative vorgeschlagen hat, sich bei Malt einzubringen. So hat sie während des zweiten Lockdowns beispielsweise eine Malt Academy zum Thema Krisenmanagement veranstaltet und eine weitere zum Thema Personalbeschaffung geplant.

Anne-Clémence kennt Malt, den Unternehmenskontext und die Teams sehr gut. Sie ist in der Lage, in verschiedensten Bereichen zu coachen: Sie wird uns zum Beispiel bald dabei helfen, die Malt-Teams in Spanien zu strukturieren.

Welche Tipps würdet Ihr einer Personalabteilung geben, die über Malt einen Freelancer bzw. eine Freelancerin beauftragen möchte?

Richard. Ich würde empfehlen, nicht zu zögern, sondern es direkt anzugehen! Einen unabhängigen Berater kann man testen und somit relativ schnell feststellen, ob die Zusammenarbeit funktioniert oder nicht. Außerdem ist es wichtig, dass der Auftrag für alle Beteiligten klar ist: Wenn es mit der Zusammenarbeit nicht klappt, liegt es oftmals daran, dass dieser Aspekt nicht von Anfang an klar geregelt war. Abschließend würde ich sagen, dass man aufjedenfall Senior Profile beauftragen sollte. Das sind hochqualifizierte Leute, die sehr schnell auf die Bedürfnisse des Unternehmens eingehen können.

Anne-Clémence.  Ich würde Unternehmen grundsätzlich empfehlen, die angestrebten Ergebnisse genauestens zu analysieren, bevor sie neue Mitarbeiter, sei es befristet oder unbefristet, einstellen. Brauchen wir eher einen Experten oder einen Generalisten? Haben wir einen sofortigen Personalbedarf oder ist er von punktueller Art? Ich denke, wenn sich Unternehmen intensiver mit diesen Fragen auseinandersetzten, bevor sie Einstellungsmaßnahmen ergreifen, kämen sie wesentlich häufiger auf Freiberufler zurück.

Und welche Tipps würdet Ihr einem unabhängigen Berater geben, der am Anfang seines Auftrags steht?

Anne-Clémence. Ich würde ihm empfehlen, keine Angst zu haben Präsenz zu zeigen, nicht im Hintergrund zu bleiben. Man sollte ruhig den Mut haben, sich einzubringen und seinem Kunden zu vertrauen. 

Richard. Der Freelancer sollte unbedingt auch das Ökosystem des Unternehmens, in dem er arbeiten wird, verstehen: wissen, wer die Akteure in der Branche sind und sich ausreichend Zeit zum Austausch mit den Teams nehmen. Und natürlich ist Proaktivität ein eindeutiger Pluspunkt: Anne-Clémence hat beispielsweise auf eigene Faust „Zoom-Kaffeepausen“ organisiert, um die Leute im Unternehmen kennenzulernen. Auch deshalb versteht sie Malt als Unternehmen sehr gut.

Anne-Clémence. Tatsächlich verliert man als Freiberufler oftmals das Bedürfnis, innerhalb des Unternehmens neue Leute kennenzulernen. Ich denke jedoch, dass es ganz besonders wichtig ist, sich diesen Reflex wieder anzugewöhnen, wenn man einen Auftrag beginnt. Begegnungen und Austausch sind der Schlüssel zur Innovation.

Um den ersten Teil von  “How Malt uses Malt” zu lesen, klicken Sie bitte hier.