Freelancer und Freelancerinnen sind ebenso wie andere Selbständige zum Stellen von Rechnungen verpflichtet. Gerade wenn man frisch in die freiberufliche Tätigkeit eingestiegen ist, kann man damit schnell überfordert sein. Wir erklären euch Schritt für Schritt, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und was ihr generell beachten solltet.

Rechnungen spielen für Freelancer*innen nicht nur für den Erhalt ihrer Honorare eine wichtige Rolle, sondern dienen auch gegenüber dem Finanzamt als Beleg über ihre Einnahmen. Deshalb müssen sie – um vom Finanzamt anerkannt zu werden – bestimmten Anforderungen gerecht werden und spätestens sechs Monate nach Erbringen der Leistung ausgestellt werden. 

Pflichtangaben bei der Rechnungsstellung

Für die Rechtsgültigkeit der Rechnungen, kommt es auf deren Vollständigkeit an. Folgende Angaben, die sich aus § 14 Abs. 4 UStG ergeben, sollten deshalb in eurer Rechnung nicht fehlen:

1. Name und Anschrift, unter der ihr eure freiberufliche Tätigkeit angemeldet habt

Damit der oder die Kund*in die Rechnung zuordnen kann, muss unbedingt euer vollständiger Name und eure Adresse auf der Rechnung erfasst sein. Für gewöhnlich werden diese Elemente im Briefkopf angegeben.

2. Name und Anschrift des oder der Rechnungsempfänger*in

Zu den Pflichtangaben zählen auch Name und Adresse des oder der Kund*in.

Dabei ist wichtig zu wissen, dass Rechnungen, die lediglich an eine Firma adressiert sind, nicht als rechtsgültig gelten. Im Zweifelsfall solltet ihr darum stets den oder die Geschäftsführer*in als Rechnungsempfänger*in angeben.

3. Eure Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Zur Ausübung einer freiberuflichen Tätigkeit muss beim zuständigen Finanzamt mit dem “Fragebogen zur steuerlichen Erfassung”  eine Steuernummer beantragt werden. Das Formular bietet auch die Möglichkeit, eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UStIdNr.) anzufordern. Selbst wenn ihr das nicht tut, wird jedem und jeder Freelancer*in eine UStIdNr. im Zuge der Anmeldung beim Finanzamt zugewiesen. Wenn euch eure UStIdNr. nicht bekannt ist, könnt ihr sie euch hier vom Bundeszentralamt für Steuern mitteilen lassen.

Bei der Rechnungsstellung müsst ihr entweder eure Steuernummer oder UStIdNr. nennen.

Falls die Vergabe eurer Steuernummer noch aussteht und ihr bereits erste Aufträge zur Abrechnung abgeschlossen habt, könnt ihr „Steuernummer wurde beantragt” auf eurer Rechnung notieren.

4. Eine einmalig vergebene und fortlaufende Rechnungsnummer

Für die korrekte Ausstellung wird eine fortlaufende Nummerierung eurer Rechnungen gefordert. Damit sichergestellt werden kann, dass jeder Geschäftsvorgang eindeutig mit den Rechnungen in Verbindung gebracht werden kann, darf von euch jede Rechnungsnummer nur ein einziges Mal vergeben werden. Wie diese aufgebaut sein soll, bleibt euch überlassen. Ihr solltet jedoch darauf achten, dass das Finanzamt nachvollziehen kann, in welcher Reihenfolge eure Rechnungen geschrieben worden sind. Als System empfiehlt sich beispielsweise „Jahr_Monat_fortlaufende Zahl”, also 2021_03_1 (Jahr: 2021, Monat: März, erste geschriebene Rechnung des Monats)

5. Rechnungsdatum

Mit dem Rechnungsdatum muss das Datum der Ausstellung angegeben werden. Besonders wichtig ist dieser Zeitpunkt für die Zahlungsfrist der Rechnung.

6. Das Liefer- oder Leistungsdatum 

Auf der Rechnung muss der Termin eurer erbrachten Dienstleistung zu finden sein. Hierbei ist der Monat, in dem die Leistung abgeschlossen wurde, entscheidend. Darum ist eine monatsgenaue Angabe ausreichend.

7. Art und Umfang der Leistung

Zudem müsst ihr als Freelancer*in auf eurer Rechnung Art und Umfang eurer erbrachten Leistungen vermerken. Da Tätigkeiten oft unterschiedlich besteuert werden, ist die korrekte Bezeichnung eurer freiberuflichen Leistungen wichtig. Der Umfang wird in der Regel in Stunden angegeben.

8. Honorar pro Stunde (netto)

Es wird eine Auskunft über die Kosten eurer Leistung pro Stunde verlangt.

9. Honorar insgesamt (netto)

Das vollständige Honorar pro erbrachter Leistung wird je nach Anzahl der Stunden zusätzlich ausgerechnet und auf der Rechnung angegeben.

10. Umsatzsteuer, falls MwSt.-Pflicht besteht, oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Als Freiberufler*innen könnt ihr unter Umständen die Kleinunternehmerregelung (Gesamtumsatzgrenze: max. 22.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr und 50.000 Euro im laufenden Kalenderjahr) in Anspruch nehmen. Vergesst in diesem Fall nicht, den Hinweis „Nicht umsatzsteuerpflichtig nach § 19 UStG” auf der Rechnung zu vermerken.

Sollte die Kleinunternehmerregelung bei euch nicht greifen, seid ihr dazu verpflichtet, den jeweiligen Umsatzsteuersatz auf eurer Rechnung auszuweisen. 

11. Rechnungsbetrag (brutto)

Der Brutto-Rechnungsbetrag resultiert aus dem gesamten Netto-Honorar sowie der ausgewiesenen Steuer. Diesen müsst ihr gut erkennbar auf der Rechnung niederschreiben.

12. Nachlässe

Habt ihr vorab Nachlässe irgendeiner Art, beispielsweise in Form von Rabatten oder Skonti, mit dem oder der Kund*in vereinbart, müssen die entsprechenden Angaben ebenfalls auf eurer Rechnung auftauchen. Wenn keine derartige Vereinbarung besteht, entfällt diese Pflichtangabe. 

13. Unterschrift

Eine Unterschrift auf der Rechnung ist beispielsweise für freiberufliche Anwält*innen oder Steuerberater*innen Pflicht. Andere Freelancer*innen können auf diese verzichten. Nichtsdestotrotz empfiehlt sich ein Vermerk wie „Diese Rechnung ist auch ohne Unterschrift rechtsgültig”. 

Zusätzliche sinnvolle Angaben auf eurer Rechnung

Neben den Pflichtangaben, die auf jeden Fall auf eurer Rechnung vermerkt sein müssen, bestehen weitere Informationen, die die Rechnung abrunden.

1. „Bitte immer bei Schrift- und Zahlungsverkehr angeben”:

Dieser Hinweis unter oder neben der Rechnungsnummer macht den Kund*innen klar, diese als Verwendungszweck bei ihrer Überweisung anzugeben. Somit könnt ihr den Betrag schneller der jeweiligen Rechnung zuordnen.

2. Das Zahlungsziel

Im Normalfall muss das Geld vom Auftraggebenden innerhalb von vier Wochen überwiesen werden. Allerdings habt ihr die Möglichkeit mit Angaben wie „Bitte überweisen Sie den offenen Rechnungsbetrag bis zum …/innerhalb von X Tagen”, selbst einen Termin festzulegen, bis wann das Honorar überwiesen werden soll.

3. Die Kontoverbindung

Damit dem oder der Kund*in klar ist, wohin der offene Rechnungsbetrag überwiesen werden soll, ist die Angabe eurer IBAN überaus sinnvoll.

Als Freiberufler*innen ist für euch bei der Rechnungsstellung also einiges zu beachten. Beim Fehlen von Angaben ist der oder die Empfänger*in berechtigt die Rechnung nicht zu begleichen.