Una vez iniciada la relación con el experto freelance, hay tres temas que debes cuidar con atención: cómo y cuando comunicarte con él, escuchar todo lo que te pueda aportar y confirmar que cumple con sus obligaciones administrativas.

Si estás interesado en este texto, es porque ya has encontrado a un freelance que encaja en tu proyecto, y quisieras saber o confirmar cómo iniciar y mantener esa nueva relación que ya está en marcha. También es posible que os conozcáis hace tiempo, y quisieras verificar que estás haciendo las cosas bien.

Te vamos a comentar tres aspectos importantes que deberías tener en cuenta cuando trabajas con un freelance.

1. Saber cómo y cuándo comunicar

La comunicación es clave: no sólo cómo se comunica, sino cuándo. En toda relación tanto personal como profesional es importante saber comunicar, y comunicar sin saturar. La clave sin duda está en el equilibrio. 

Ya comentamos en nuestro post anterior titulado [Nombre post #1 y enlace] que es fundamental establecer un interlocutor válido y concreto entre el especialista y la empresa. Que no pierda el tiempo cuando tenga que ponerse en contacto con la organización para cualquier tema. Si decimos que el tiempo es oro, lo es para las dos partes. Por eso es importante que haya disponibilidad en ambos sentidos.

Y esto tiene también que ver con el número de plataformas que se empleen en la interlocución. No tiene sentido mantener contacto simultáneamente por WhatsApp, por Teams, Telegram, Instagram y por correo electrónico a la vez. Es mejor concentrarse para que el hilo de conversación tenga su continuidad. Seguro que es suficiente con una o dos plataformas. No olvidemos que cada una de ellas tiene capacidades y ventajas diferentes.

Tienes que ser consciente de que el experto freelance no estará disponible para ti todo el tiempo y tener en cuenta que está colaborando con otras empresas en otros proyectos. Hay que encontrar el equilibrio en la relación y ser flexible en cuanto a la organización: tener reuniones periódicas permite reajustar. Amandine Pacaud, Directora de Comercio Electrónico y Digital @France Boisson

Ahora bien… como lo habitual es compartir información sobre el proyecto, aquí viene otra recomendación: intenta evitar correos con adjuntos, con innumerables versiones de documentos de difícil seguimiento. ¿Por qué no establecer un espacio compartido en la nube, en Drive, OneDrive, DropBox, etc.?  Donde prefieras… Estará siempre al día y será la mejor referencia para ver avances. 

Esto hace referencia al cómo. Ahora vamos con el cuándo… Te recomendamos establecer revisiones de seguimiento sistemáticas y periódicas. Una frecuencia semanal puede ser un buen criterio, y debe ser pactado por ambas partes. Pero más allá de la frecuencia, hay un aspecto fundamental a cuidar: el feedback que se intercambia

Cuando se aporta, hay que ser concretos, describiendo problemas, dificultadas y cuáles podrían ser las posibles soluciones. Con una actitud siempre positiva y proactiva. Y no sólo recurrir al feedback para exigir o quejarte… Si estás satisfecho con el trabajo, no te olvides de compartirlo también.

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2. Escuchar los consejos de los freelancers

Está claro que, si habéis llegado a un acuerdo para poneros a trabajar juntos, es porque confías en su experiencia y en lo que puede aportar a la organización. Pero más allá del trabajo concreto por el que le has contratado, también puede aportarte una visión de tu negocio desde otra perspectiva. Y eso no es fácil conseguirlo. 

Escucha sus sugerencias en vuestras reuniones periódicas. Quizá te pueda indicar nuevas herramientas para colaborar y compartir información que no conocías o no habías dado importancia. 

Y está claro que estas oportunidades no surgen a raíz de cualquier proyecto. Será más fácil que el freelance pueda aportar ideas si el trabajo es a medio o largo plazo, que si se trata de un contacto puntual para resolver una necesidad concreta.

Nosotros hemos trabajado con una directora creativa freelance a la que veíamos una vez a la semana y que nos ayudaba en el control de calidad y a respetar en todo momento el marco de nuestra identidad gráfica. Ella sugirió que estableciéramos un calendario creativo, utilizando Trello, para enviar las solicitudes directamente a los diferentes diseñadores gráficos.

Y aunque esto no formaba parte de sus tareas dentro del proyecto, nos sirvió de gran ayuda. Jean-Loup Portal, Director Editorial @Roche

3. Consideraciones administrativas, de seguridad y legales

Hay factores legales a tener en cuenta cuando se trabaja con freelancers, que dependen de cada contexto local. Lo habitual cuando se incorpora un freelance como especialista externo a una organización, es que ésta compruebe que está al corriente de sus obligaciones administrativas. 

En nuestro país, eso pasa por comprobar que está dado de alta como freelance en la Seguridad Social, y que está al día en sus obligaciones fiscales con la Agencia Tributaria. Solicitándole en este caso su certificado de alta como freelance en un epígrafe que sea coherente con la labor profesional que va a desempeñar, y de estar al día en sus cuentas con el fisco.

Lo último que quiere la empresa al externalizar servicios es meterse en líos, y contratar a alguien que pueda acarrear problemas en materia laboral o tributaria.

El riesgo en cualquier caso es que ese freelance no esté trabajando con otras organizaciones, y pudiera situarnos en un escenario no deseado de falso freelance. Tu empresa debe evitar tener una relación de exclusividad con un experto freelance y para ello debes darle espacio para desarrollar otros proyectos por su cuenta. 

Conviene saber que, tras la entrada en vigor en España de la última reforma laboral, debes saber que desde este 31 de marzo ha desaparecido el contrato por obra y servicio, de tal manera que los contratos temporales pasan a ser de dos tipos:

  • Por sustitución del trabajador, debiendo especificarse el nombre de la persona sustituida.
  • Por circunstancias de la producción: para empleos de temporada (máximo 90 días) y para picos de producción. Si estas últimas fueran imprevistas, los contratos podrán llegar a ser de entre 6 y 12 meses.

Ten en cuenta todo esto a la hora de recurrir a mano de obra externa a tu organización.

Desde Malt te ayudamos subcontratar con tranquilidad

En Malt tomamos todas estas precauciones que te hemos comentado. Antes de admitir la participación de un freelance en nuestro marketplace de servicios profesionales, lo primero que hacemos es solicitar toda la documentación indicada anteriormente, y que posteriormente comprueba nuestro partner Mangopay. Y por supuesto, es algo que verificamos periódicamente para evitar complicaciones. 

Debes saber también que regularmente Malt organiza eventos en colaboración con bufetes de abogados bajo la modalidad de talleres jurídicos, en los que los asistentes pueden recabar información y ponerse al día. Y llegado el caso, podemos ponerte en contacto con abogados especializados. 

Malt Insigths: seguimiento avanzado de proyectos

Para ayudarte a prevenir el riesgo de recalificación laboral, tienes a tu disposición Malt Insights, una potente herramienta de gestión y centralización de datos. Gracias a las funciones avanzadas de informes y control de gastos puedes hacer un eficaz seguimiento de tus proyectos, contando con un único repositorio donde encontrarás todos los datos de los expertos freelance y los documentos legales.

Te aporta además un sistema de alertas que te envía correos electrónicos cuando has alcanzado un determinado volumen de negocio o cuando han transcurrido 18 meses desde el inicio de un determinado proyecto.

Espero que te hayan parecido interesantes todas estas recomendaciones, pero aquí no terminan. Dispones de muchas más en un documento gratuito titulado Las empresas son de Marte, los freelancers de Venus, nuestra guía para que las empresas y los expertos independientes colaboren con éxito.