El proyecto ha terminado. Y la desviculación del freelance, conocida también como el offboarding, también debe ser un proceso satisfactorio para ambos. Merece la pena dedicarle tiempo y un pequeño esfuerzo por lo que pueda aportarnos para mejorar como organización.

Qué duda cabe que cuando se opta por contratar a un freelance es porque requerimos de un conocimiento especializado y la tarea que le encomendaremos tendrá un principio y un final delimitados. Siendo así, el término de la colaboración llegará tarde o temprano, dependiendo de la envergadura del proyecto.

Llegada la fecha, son pocas las organizaciones que gestionan adecuadamente ese final, y si es tu caso, te vamos a dar tres razones para prestarle la debida atención: aprender de la experiencia, cultivar el talento y quién sabe si será preciso contar con el freelance más adelante. ¿Por qué no dedicamos un tiempo a mejorar esos procesos de offboarding?

Hay que tener una idea bien clara: trabajar con un freelance en cierto modo no termina una vez que el proyecto ha concluido. Pensemos que su incorporación puntual puede resultar increíblemente valiosa para nuestro negocio y nos puede ayudar a mejorar con el tiempo.

La retención del talento y los freelancers

Cuando pensamos en la gestión de talento en los departamentos de RRHH, la solemos enfocar hacia los empleados con contrato, y no hacia los especialistas freelance. La retención de los freelancers es algo importante que también hay que tener en cuenta. Nunca se sabe si les necesitaremos de nuevo.

Y es que debemos desmontar el cliché de que los freelancers y los empleados son cosas totalmente opuestas. Porque a la hora de la verdad, no son tan diferentes. El aprovechamiento y retención de su talento está totalmente alineado con el concepto del Futuro del Trabajo, en el que imperan estructuras organizativas más ágiles.

Trabajar con los especialistas freelance no se trata de «una vez y listo», sino que debe pensarse en ellos como un recurso al que se puede volver a recurrir más adelante. Por lo tanto, es importante darles una buena experiencia desde la incorporación hasta la despedida, ya que es posible que deban, puedan y hasta quieran volver a trabajar junto a nosotros en el futuro.

Según se desprende de nuestro estudio Freelancing en Europa 2022, la relación social en el trabajo es importante para ambos grupos (empleados y freelancers), y, de hecho, los profesionales independientes afirman que las buenas relaciones laborales (69%) y la comunicación regular con el equipo (49%) son dos de los tres criterios más importantes para una buena colaboración.

two people collaborating

Proporciona tiempo para la retroalimentación

Los cuestionarios de evaluación no deben ser herramientas únicamente enfocadas hacia los clientes para analizar su Customer Experience (CX). No está de más que incorporemos a nuestras dinámicas de contratación de recursos externos la idea de aportar y recibir feedback de ellos. De tal manera que se convierta en una conversación abierta y constructiva entre ambas partes.

Debe servirnos tanto para comprobar que el producto final se ha entregado según los objetivos que nos habíamos marcado, así como para verificar que la relación entre ambos ha funcionado bien.

¿En qué objetivo debe centrarse esta última reunión? Desde el punto de vista de la empresa, debemos centrarnos en la calidad del trabajo realizado. Si cumple con las especificaciones del proyecto, si la empresa está satisfecha con el resultado, y si los elementos solicitados han sido compartidos adecuadamente con el equipo dentro de la organización. Por ejemplo, en un recurso online restringido y controlado como bien puede ser Microsoft OneDrive, SharePoint o Google Drive, por citar tres de los más habituales.

Debemos preguntarle si la interlocución ha sido fluida por nuestra parte, qué soft skills han funcionado bien por ambas partes, y ya puestos, identificar en cuáles debemos mejorar.  Y reflexionar sobre la proactividad del freelance. 

Esta conversación debemos aprovecharla también para hacernos una radiografía de nosotros mismos. Si por nuestra parte fuero claras nuestras indicaciones y expectativas, si llevamos a cabo bien el onboarding del freelance (documentación, recursos, acceso al software y demás herramientas de colaboración), si nuestra comunicación ha sido constructiva, y en qué puntos él considera que debemos mejorar. 

 Sus comentarios nos deben servir para aprender y mejorar. Y, por lo tanto, agradecer todo aquello que nos pueda aportar. No olvidemos que, como freelance, habrá acumulado experiencia de muchas organizaciones anteriores, y todo ello nos puede enriquecer para el presente y el futuro.

El feedback constructivo es muy importante para mí. Siempre me gusta poder mejorar y ofrecer una mejor experiencia a mis clientes. Por eso me resultan especialmente útiles las reseñas que se dejan en Malt. Cloélia Quillent-Elinguel, editora de contenidos éticos @Freelance

Diseña un plan para aprovechar el feedback

Muchos son los mecanismos disponibles que aprovechan los departamentos de recursos humanos para retener el talento empresarial. Que van desde la puesta en valor de la propia cultura de la organización, el compromiso, la reputación, y por supuesto la remuneración a cambio del trabajo del empleado. Se trata de aportar beneficios tangibles e intangibles al profesional para atraer su talento, hacer crecer su experiencia y con todo ello, retenerlo. Y esto es aplicable tanto a los empleados en nómina, como a los profesionales freelancers.

De hecho, otro tema a destacar dentro de la cultura y valores de la organización, es el de la Responsabilidad Social Corporativa (RSC), tan de moda últimamente. Nunca está demás compartir con el freelance la propia razón de ser y los compromisos en materia tanto social como medioambiental, de tal manera que le ayuden a involucrarse y si cabe darle más sentido al proyecto que se le encomienda. 

Se suele decir que un freelancer no tiene jefes, aunque no es totalmente cierto. Tus jefes, a la postre, son tus clientes. 

Sin embargo, conforme vas pudiendo elegirlos, comprendes que el compromiso para llevar a cabo proyectos atractivos, ilusionantes y con propósito está por encima del mero intercambio comercial. La libertad es una de las cualidades más atractivas de ser freelancer. 

Pero en mi caso, pesa más el impacto que consigo en proyectos con los que me identifico a nivel personal. No se me ocurre una mejor manera de invertir mi esfuerzo, mi tiempo y mis conocimientos… Eduardo Martos , Web Developer @Freelance

Quizá te sorprenda la existencia de la figura del Chief Freelance Officer (también CFO, pero en este caso no se trata del financiero) entre los directivos que pueden formar parte de una compañía. Es precisamente el responsable de la recepción, las relaciones y la experiencia laboral de los expertos freelance en la empresa cliente, y que podría proceder tanto del departamento de RRHH o de Compras. 

Este perfil es quien debería aprovechar el feedback del freelance y utilizarlo para mejorar la forma de trabajar con ellos la próxima vez. Sus comentarios pueden referirse al espacio de trabajo, a los métodos de comunicación, a la planificación, al equipo, al alcance del proyecto o a muchas otras cosas… Tengas o no un CFO en tu organización, asegúrate desde tu departamento de RRHH de incorporar la opinión a su forma de trabajar con los freelancers en el futuro.

No olvides mantener el contacto

Es evidente que, si la colaboración del freelance no ha sido plenamente satisfactoria, esta recomendación carece de sentido. Pero debemos reconocer que, por pereza, falta de tiempo o de cierta sistemática, pocas veces mantenemos el contacto con profesionales con los que la relación laboral ha sido verdaderamente buena.

Y es que en el fondo viene bien mantener el contacto para que el día que sea precisa su ayuda, esa petición sea mejor acogida y gestionada en su calendario. Y lo mismo sucede desde el punto de vista del especialista freelance… Si ha dejado una buena huella en la empresa, mantener ese contacto es una de las habilidades para seguir vendiendo servicios y así mantener o crecer en su facturación. Retomando la conversación de vez en cuando sin que parezca que se tiene un mero interés económico, mandando mensajes o realizando llamadas ocasionales.   

Esta es nuestra última entrega de tres artículos con recomendaciones para mejorar la relación con tus especialistas freelance. Si quieres una visión de conjunto de todo ello, con testimonios reales desde ambos puntos de vista (cliente y freelance), descarga nuestro documento gratuito titulado Las empresas son de Marte, los freelancers de Venus. La mejor guía para que las empresas y los expertos independientes colaboren con éxito.