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Un informe o briefing es un documento que explica los detalles de un proyecto. Aunque se emplea principalmente para definir la colaboración entre los clientes y sus proveedores externos de servicios (como agencias o freelance), también es útil para cuadrar los proyectos internos de una empresa.
Así, este documento reúne el punto de vista de los promotores del proyecto (normalmente, superiores jerárquicos o clientes) y tiene la vocación de ser compartido con el equipo encargado de darle vida (los freelance o empleados).
Cuando hablamos de prestación de servicios, ¡hay que ser consciente de que cada profesional funciona con un método de trabajo totalmente diferente al de sus colegas!
Por este motivo, las entregas de servicios recibidas pueden variar significativamente según los hábitos y el estilo de la persona encargada del proyecto.
El informe sirve para responder a este problema, ya que define los resultados previsibles de un proyecto de manera uniforme y de acuerdo con las necesidades precisas de la compañía.
En la práctica, el informe guía a cada una de las partes interesadas al facilitarles:
¿Cuál es el objetivo de un informe? Lograr el éxito de un proyecto colectivo, conseguido en equipo o implicando a varias partes interesadas.
Contando con un informe eficaz, no hay espacio para las ideas imprecisas o subjetivas. Los elementos lingüìsticos y la jerga profesional se definen y quedan aclarados.
Los freelance y los clientes se apoyan en unas reglas de colaboración concretas, en lugar de en los tradicionales intercambios de información oral o por email.
Todas las partes interesadas se comprometen con los objetivos esperados, así como con la definición de éxito del proyecto aportada. Por tanto, el informe permite comprender los criterios que harán que el proyecto se lleve a buen término.
Los resultados esperados se deben detallar al máximo, con conceptos tangibles (cifras, formatos o cantidades, por ejemplo).
El informe precisa en detalle lo que se espera que los proveedores entreguen. Al mismo tiempo, define los términos de implicación de los clientes cuando su involucración es necesaria para conseguir acabar el proyecto.
Además, el informe fija todas las contrapartidas y compensaciones acordadas antes de que el proyecto arranque. Esto permite eludir cualquier malentendido sobre los presupuestos y la carga de trabajo de los proveedores (freelance o agencias).
Hay que tener en cuenta que cada informe es único, puesto que se refiere a un proyecto específico. Sin embargo, siempre puedes emplear una plantilla o un modelo como guía. Eso sí, debes adaptarlo para cada caso concreto.
Una hoja de informe es un documento de entre una y dos páginas que reúne los elementos principales del proyecto; como el nombre, las fechas clave, el equipo implicado, el presupuesto total, los objetivos, las tareas por hacer y…, en definitiva, lo que se espera que sea entregado.
No dudes en solicitar a tus proveedores de servicios la lectura del informe y sus propuestas de modificación si son pertinentes. Ellos también pueden aportar su punto de vista como expertos en la materia para cuadrar el proyecto.
Hay veces en que los objetivos de un proyecto se refieren a aspiraciones, gustos personales, modas e incluso estilos.
Este suele ser el caso al trabajar en áreas creativas. Tomemos los ejemplos de una traducción, del diseño de un logo o incluso la redacción de un libro: la valoración del resultado puede variar de un interlocutor a otro.
Pensando en otro sector de actividad: el de la venta y el marketing. Los resultados generados por una campaña de promoción se pueden juzgar como adecuados para el objetivo o cómo insuficientes, según sean las exigencias de su promotor.
Y los proyectos técnicos tampoco se quedan atrás. La mayor parte de los servicios de ingeniería se asienta sobre sistemas ya existentes. Por lo tanto, será necesario describir las decisiones tomadas en el pasado para mantener una cierta continuidad entre las soluciones desarrolladas anteriormente y las nuevas.
En estos tres casos, se necesita adaptar el informe para ponerse de acuerdo en los criterios de aceptación (y de éxito) del proyecto.
En este tipo de informes se debe subrayar:
Atención: para este tipo de proyecto, no se puede responsabilizar del riesgo de la misión únicamente al componente del talento. Los malos resultados de una acción de marketing pueden estar ligados a otros factores (una oferta inadecuada, una asignación de precios errónea, fallos informáticos, etcétera).
Para acordar qué estilo se debe adoptar, puedes:
Atención: reflexiona sobre la cuestión de la propiedad intelectual desde el momento de la redacción del informe. Este criterio puede tener un impacto notable en el presupuesto del proyecto.
Para que funcione una colaboración con desarrolladores de sitios de internet, aplicaciones o soluciones informáticas, es necesario reflejar en el informe estas cuestiones:
Veamos los cinco pecados capitales de la creación de un informe:
La frontera entre el ajuste fino de un proyecto y la microgestión del talento es muy delgada. Es recomendable que dejes un margen de maniobra para los expertos que van a acompañarte durante tu proyecto.
Si lo haces así, estos pueden sorprenderte gratamente aportando un punto de vista nuevo sobre el trabajo, además de otras ideas alternativas.
Tu equipo debe ser razonablemente flexible y tener en cuenta los cambios. Sin embargo, un viraje demasiado brusco sobre las líneas trazadas para las tareas ya definidas puede dar al traste con el proyecto. Ten en cuenta qué, bastante a menudo, será necesario que vuelvas a empezar desde cero a partir de nuevos informes, de otros presupuestos…, ¡incluso de diferentes equipos!
¿Y si quieres analizar los cambios que se dan en el mercado y así adaptar continuamente el proyecto a tu negocio mientras dure el contrato con tus proveedores? En ese caso, piensa en metodologías agile, como Scrum. De este modo, tu proyecto será distribuido en diferentes ciclos, denominados sprints, que irán acompañados de su correspondiente briefing cada vez.
Es conveniente utilizar una semántica sencilla y ser pedagógico en los informes. Seguramente, ciertas palabras empleadas en tu industria o tu profesión te parecen muy claras. Sin embargo, el equipo del proyecto puede interpretarlas de acuerdo con otras definiciones.
Considera explicar cada concepto, ya sea por escrito o a través de una llamada, para asegurarte de que el resultado esté a la altura de tus expectativas.
Para que el briefing sea legítimo (y por tanto, eficaz), debe ser validado por todas las partes implicadas.
En primer lugar, tu equipo interno debe estar alineado con el contenido de la tarea. Después, el documento debe ser comunicado a los proveedores de servicios para que acepten el proyecto o negocien algunas modificaciones.
¡Nunca comiences una tarea sin que haya un acuerdo sobre el briefing!
No es nada raro que haya varios clientes y distintos profesionales trabajando simultáneamente en el mismo proyecto. En ese caso, considera establecer un interlocutor único para cada una de las partes. Esta persona de referencia deberá centralizar las consignas, consolidar los cambios propuestos y permitir a los equipos avanzar con el mismo nivel de información, a pesar de las posibles modificaciones que tengan lugar.
Antes de tomar cualquier decisión, contar con un informe sólido te asegurará elegir a la persona apropiada para tu proyecto. La integración de ese talento en tu trabajo te será mucho más sencilla si has preparado con anterioridad una lista con todas tus necesidades.
Ya sea para una tarea corta o una de larga duración, obtendrás más beneficio de la experiencia si creas previamente un informe para tus colaboraciones a través de Malt.
Una vez que tengas el documento redactado, podrás acceder a tres opciones:
En este caso, podrás elegir los criterios de tu búsqueda, como el área profesional, la disponibilidad horaria, la experiencia o la zona geográfica que necesitas.
Pista: las opiniones de otros clientes, visibles en los perfiles de los proveedores, pueden ayudarte en tu elección.
Al introducir palabras clave en la barra de búsqueda, se te proporcionará una sugerencia de profesionales. Contacta con aquellos que parecen capaces de proporcionarte su colaboración, para después perfilar los últimos detalles del proyecto juntos. Esta alternativa es ideal para los proyectos creativos, técnicos o de venta/marketing.
El resultado de la búsqueda se resaltará según las preferencias individuales elegidas (métodos, estilo, escuelas de pensamiento). En este caso, las opciones escogidas por cada profesional contarán lo mismo -en el resultado de la búsqueda- que su capacidad para realizar el trabajo.
Para esta posibilidad, haz una hoja de informe con tus propias palabras y tu idea sobre lo que necesitas. A continuación, podrás contactar con un consultor de Malt para terminar tu proyecto de reclutar freelances.
Sources :
Los KPI (Key Performance Indicators) son indicadores que miden el progreso de los equipos hacia sus objetivos. Descubra en este artículo cómo implementar los KPIs adecuados para su negocio.
En este contexto de escasez de talento es imprescindible saber evaluar a un candidato en la primera entrevista.