Souvent à la pointe de l’innovation, les freelances constituent un vivier de talents hautement qualifiés. De plus en plus d’entreprises font d’ailleurs appel à eux pour répondre à la pénurie actuelle, face aux nombreuses mutations des marchés digitaux. La preuve : entre 2020 et 2021, Malt a connu une augmentation du nombre total d’inscriptions de freelances de 39 %, et une augmentation de 63 % dans des catégories d’emplois autrefois considérées comme « établies » comme celles des chefs de projet (source : Études Feelancing in Europe). Spécialisés, experts, ces types de profils sont susceptibles d’apporter de la valeur ajoutée aux entreprises de toutes tailles, en particulier dans les secteurs tech, data, marketing et design

Alors, en tant qu’entreprise, comment s’assurer de bien travailler avec les freelances tout au long d’un projet ? Une fois la collaboration démarrée, certains points méritent toute votre attention afin de garantir une collaboration efficace avec les freelances au quotidien. Voici les 3 éléments importants que tout référent dans l’entreprise devrait avoir en tête.

I/ Administratif, légal, sécurité : cadrez la collaboration 

Certains facteurs administratifs ou légaux méritent d’être vérifiés en amont du démarrage du projet. Ils dépendent de votre contexte local et des cadres juridiques mis en place dans votre pays. Ça tombe bien, Malt effectue systématiquement ce type de vérification.

Les équipes Malt analysent obligatoirement les données administratives de base de tous les freelances avant qu’ils n’émettent un devis. Qu’il s’agisse de leur identité ou de leurs coordonnées bancaires, vous êtes assurés de ne pas perdre de temps en vérifications et échanges de mails pour réunir les informations indispensables.

C’est à l’entreprise de s’assurer que le freelance avec qui elle collabore dispose bien d’une structure administrative qui lui permet de facturer légalement ses prestations (micro entreprise, SAS, SARL, portage salarial…). 

De son côté, le freelance doit aussi être en règle auprès des organismes de protection sociale et de l’administration fiscale. À ce titre, l’entreprise peut lui demander son attestation d’assurance ou une attestation de vigilance. 

collaboration

II/Communiquer au bon moment et de la bonne façon

C’est presque une évidence, une bonne communication est indispensable. L’objectif : éviter de multiplier les réunions sans non plus donner aux freelances la sensation d’être lâchés en rase campagne. Pour avancer avec succès dans le projet, le mieux est de définir un cadre pour que la communication soit fluide et confortable. 

Désigner un référent et planifier des points réguliers

Première suggestion : désigner un référent clé dans l’entreprise. Interlocuteur privilégié du freelance, cette personne sera suffisamment disponible pour répondre aux éventuelles questions et remarques, du début à la fin du projet.

Toujours dans une optique de fluidité, le freelance avec qui vous collaborez appréciera des briefings de qualité (précis et complets) ainsi qu’une communication régulière. En ayant à l’esprit que le freelance n’est, par définition, pas disponible à n’importe quel moment, la planification de créneaux de réunions à une fréquence concertée fait gagner du temps à tout le monde. Ainsi, l’entreprise est rassurée sur l’avancement du projet et le freelance bénéficie de nombreuses opportunités d’obtenir des infos ou des précisions. 

Pour Yoann Bourges, responsable des usages numériques chez Eramet. « Il est plus que nécessaire d’aller au-delà de la mission technique et opérationnelle, les freelances ont besoin de comprendre dans quelle finalité s’inscrit le projet. Il faut prendre le temps de présenter l’entreprise, son actualité, sa vision. Leur donner ces informations va d’autant plus les engager sur la mission ».  

Se rendre disponible et être orienté solutions

Comme un projet ne se déroule pas toujours comme un long fleuve tranquille, votre rôle de référent consiste également à permettre au freelance de conserver une bonne productivité. En répondant rapidement et précisément à ses interrogations, vous l’aidez à respecter le brief et le timing de la mission. Plus d’échanges, plus d’efficacité, comme le confirme Mustapha Ghazali, chef de projet numérique.

« Il est important de communiquer avec votre équipe – et votre responsable – tôt et souvent. Si vous êtes en retard, ou si vous travaillez sur un sujet qui va nécessiter plus de temps, il est nécessaire de le signaler dès que possible. Il en va de même pour les difficultés. En cas de problème ou si on ne sait pas comment procéder, demander de l’aide est essentiel. Plus vite vous le ferez, plus vite vous l’obtiendrez et plus vite vous pourrez vous remettre au travail. Enfin, le freelance ne doit pas hésiter à communiquer ses réussites. »

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III/ Écouter les conseils des freelances 

En collaborant avec un expert indépendant, vous vous ouvrez à la possibilité de bénéficier d’un regard extérieur qui peut beaucoup apporter à l’entreprise.

Systématiser le débrief…

Une fois le projet terminé, pourquoi ne pas prévoir un temps d’échange et de débrief sur le process ? Certaines entreprises ont adopté ce réflexe et se montrent à l’écoute des retours du freelance en pariant sur la valeur ajoutée de ces points de fin de mission, comme le conseille Melis Michael, expert en développement commercial, distribution et vente directe.

« Tirez les leçons de chaque expérience en demandant au freelance s’il y a une valeur ajoutée qui pourrait être exploitée si nous travaillons à nouveau ensemble ».

… et accueillir le feedback avec un esprit ouvert

En fonction de la durée du projet et du rôle du freelance, considérez son apport comme une opportunité de profiter de retours très enrichissants. Le freelance peut vous challenger, proposer de nouvelles idées, des outils différents ou des fonctionnements plus simples. Un feedback qualifié, susceptible de vous permettre d’améliorer votre organisation interne, de découvrir des technologies plus récentes.

« En étant freelance, je me sens plus apte à donner ces conseils, car j’apporte un regard neutre sur l’organisation, ne connaissant pas en détail l’histoire et la culture d’entreprise. J’ai pu, par exemple, aider une entreprise à sortir de la “réunionite” et l’aider à s’adapter au télétravail. Les clients étaient très à l’écoute de mes conseils, donnés de manière plutôt informelle. De plus, en tant qu’indépendant, je me sens plus libre de donner ces conseils, car j’ai moins d’implication personnelle dans l’entreprise, et moins peur de froisser les sensibilités », approuve Pierre Mériau Développeur Frontend freelance.

IV/ Le freelance n’est pas un employé

Enfin, n’oubliez pas que le freelance n’est pas soumis à un lien hiérarchique.  En respectant son indépendance et la pluralité de ses projets, vous obtenez la meilleure garantie pour éviter le risque de requalification de votre relation en contrat de travail.

Par exemple, dans votre collaboration quotidienne, il est préférable d’éviter de cibler les freelances dans l’envoi de mails destinés uniquement aux salariés, de les intégrer à l’organigramme de l’entreprise ou de leur faire bénéficier de cartes de visite au nom de l’entreprise. 

Il est également recommandé de laisser de la flexibilité aux freelances concernant les moyens à mettre en œuvre pour la réalisation de leur mission. La supervision de l’avancée de la mission par l’entreprise comme le ferait un supérieur hiérarchique pourrait induire un lien de subordination. Cette flexibilité peut aussi apparaître dans le choix du lieu de travail, le freelance peut tout à fait occuper ponctuellement les locaux de l’entreprise. En revanche, en posséder les clés et disposer d’un bureau personnel pourrait constituer un indice en faveur de la qualification d’un contrat de travail.

L’impossibilité pour le freelance de constituer sa propre clientèle, de fixer ses tarifs, de définir ses horaires de travail, ses périodes d’absences et de congés peut faire peser un risque de requalification.

Le freelance doit pouvoir accepter d’autres missions une fois la collaboration terminée. Le travail à temps plein d’un freelance n’est cependant pas un critère décisif pour la requalification. Toutefois la durée de sa mission ne doit pas être comparable à celle d’un CDI.

C’est parce que les freelances et les entreprises parlent souvent une langue différente que chez Malt, nous avons sorti un guide de conseils pratiques. Intitulé « Les entreprises viennent de Mars, les freelances viennent de Vénus », il a pour vocation de faciliter leur collaboration. Réalisé sur base d’une enquête menée auprès de 124 freelances issus de métiers très variés (tech, data, gestion de projets et coaching, graphic design, marketing, communication, etc.) ainsi que des témoignages de clients partenaires (Eramet, Le Parisien, Albéa Services, Crédit Agricole…), il croise les points de vue des entreprises et des freelances. Un tour d’horizon complet des points à avoir en tête, assorti de conseils concrets et actionnables immédiatement. Le secret pour une collaboration riche, stimulante et efficace. 

Découvrir tous nos conseils dans le guide Mars vs Venus