Si les entreprises ont aujourd’hui conscience de l’urgence de faire leur mue digitale, elles peinent encore à amorcer leur transition. Au-delà des compétences techniques, c’est leur capacité à accroître la performance dans leurs tâches et processus quotidiens qui fait encore défaut. L’étude Freelancing in Europe 2021 réalisée par Malt en collaboration avec le Boston Consulting Group, révélait ainsi que 62% des freelances interrogés estimaient que les entreprises avec lesquelles ils ont collaboré avaient un fort besoin de gagner en efficience, autrement dit optimiser leurs ressources financières et humaines dans un objectif de croissance.

Gros plan sur un enjeu stratégique, à l’heure où la crise covid-19 rebat les cartes de la transformation.

Si elle est aujourd’hui admise et pleinement intégrée comme un levier de développement, la transformation digitale semble toujours uniquement associée au déploiement d’un projet d’innovation : par exemple, le lancement d’un site e-commerce ou d’une application mobile. Mais contrairement aux idées reçues, la transformation digitale commence d’abord par l’optimisation des ressources et la structuration du fonctionnement de l’entreprise. Pour les freelances interrogés dans notre étude Freelancing in Europe, qui collaborent quotidiennement avec ces entreprises, les principaux freins à l’efficience en entreprise sont : 

1/ Des processus de recrutement longs et fastidieux qui leur font prendre du retard et qui ne leur permettent pas toujours de séduire les talents qu’ils recherchent. D’après une étude réalisée par Michael Page : “43% des managers ont d’ailleurs déjà renoncé à un poste car le processus de recrutement était trop long”. Une problématique qui s’accentue face à la pénurie d’experts du digital auxquels les entreprises font face. Selon le Baromètre de l’expertise du numérique” réalisé par le Groupe Inop’s : “66% des entreprises sont victimes de la pénurie de talents dans le numérique”.

2/ Une organisation cloisonnée en silos qui freine le dialogue et la communication entre les équipes : principal obstacle à la réussite d’un projet de transformation digitale. Selon une enquête réalisée par la BPI auprès de PME et des ETI : “la transversalité est un marqueur important de maturité digitale, et un levier pour mieux performer dans un contexte digital. Le travail en mode projet est un moyen pour promouvoir cette transversalité. Or, il n’est fortement favorisé que par 39% des répondants”. 

3/ Des méthodologies encore obsolètes qui ralentissent les efforts collectifs : trop de réunions, pas assez d’outils de partage des connaissances nuisent en effet à la productivité et à l’avancée des projets. “En moyenne les cols blancs assistent à 10 réunions par semaines d’une durée moyenne de 48 minutes par réunions” quand “63% des sondés préféreraient utiliser leur propre technologies et logiciels plutôt que celles proposées par leur organisation car cela est plus rapide et productifs” explique l’étude réalisée par Circule Research et Barco.

Comment tendre vers plus d’efficience ? 

1/ Exit les recrutements longs 

Les processus de recrutement d’un contrat en CDI ou en CDD sont souvent longs et fastidieux : il faut en effet compter en moyenne 9 mois pour une mobilité interne et 6 mois pour recruter quelqu’un d’extérieur à l’entreprise. À contrario, faire appel à un consultant indépendant est un processus beaucoup plus rapide : il faut compter en moyenne 6 jours sur Malt pour qu’une entreprise et un freelance démarrent une collaboration.

Un avantage à la fois humain et financier pour les équipes RH. Car si de prime abord le tarif journalier d’un freelance peut paraître plus élevé que celui d’un salarié en entreprise, ces dernières sont soumises à davantage de charges lorsqu’elles embauchent un salarié (congés payés, frais généraux, etc.). Il est également nécessaire de prendre en compte les coûts que représentent le recrutement d’un nouveau talent : les dépenses liées à la recherche de profil, le temps passé par les RH pour trouver le bon candidat ou lorsqu’ils choisissent de faire appel à un cabinet de recrutement externe. “Lorsque l’entreprise fait appel à un cabinet de recrutement, le coût du recrutement se situe entre 15 et 25% du salaire annuel brut du candidat embauché” explique hr-voice, média spécialisé dans les ressources humaines. 

S’il est tout à fait possible de recruter un salarié aussi compétent qu’un freelance. Ce dernier a l’avantage d’être autonome et activable très rapidement. Pour Richard Yarsley, Chief People Officer chez Malt c’est d’ailleurs les qualités qu’il recherche chez un indépendant : “Les freelances avec qui je travaille ont de l’expérience, ils sont proactifs et s’intègrent très rapidement à mes équipesnous explique t-il.

2/ L’accent sur les méthodes de travail

En moyenne, 50% des freelances interrogés le sont depuis au moins 5 ans pour la France, 9 ans pour l’Allemagne et 6 ans pour l’Espagne. Une carrière qui leur a permis d’appréhender plusieurs missions, qu’elles soient de courte ou longue durée, dans des contextes et secteurs d’activités variés. Leur capacité à s’adapter au changement fait donc d’eux des ressources particulièrement agiles, et qui ont de fait acquis des méthodes de travail et d’innovation très diverses. Jean-David Chamboredon, CEO de ISAI et Founding Board Member de France Digitale, parle d’ailleurs d’une “pollinisation de l’innovation”, en d’autres termes : les freelances sont comme des abeilles qui diffusent l’innovation et la culture digitale au sein des entreprises. 

Ces dernières années, on observe notamment un engouement grandissant en France pour les “learning expeditions” ou “voyages en immersion” pour s’inspirer du fonctionnement et des bonnes pratiques mises en place au sein des startups. C’est d’ailleurs ce que propose le studio d’innovation Schoolab : des rencontres et des ateliers organisés entre entrepreneurs inspirants, startups et grands groupes. 

Faire appel à des consultants est également un bon moyen de challenger les décisions et les modes d’organisation. N’étant pas soumis à un rapport hiérarchique avec leur clients, les freelances ont de fait une parole beaucoup plus “libre” et plus objective qu’un salarié. Pour Quentin Debavelaere, COO chez Malt : “Les freelances vont naturellement donner leurs avis et affirmer leurs opinions car ils ne sont pas freinés par la hiérarchie. Cela les en fait d’eux des éléments souvent plus objectifs”.

3/ Des outils pour fluidifier la collaboration avec l’externe 

Si intégrer des freelances au sein de l’entreprise permet une plus grande souplesse et agilité, ces dernières doivent cependant savoir les intégrer efficacement. La gestion administrative, financière et légale (paiement des contrats, vérification des documents légaux, etc.) peut prendre beaucoup de temps. 

Afin de leur rendre la vie plus simple, Malt a donc déployé Malt Insight, un outil pour piloter l’ensemble des prestations freelances.

  • maltinsights

Lancé fin 2018, Malt Insight est un outil de pilotage et de centralisation des données qui permet aux entreprises de : 

1/ Centraliser et sécuriser les prestations freelances : l’ensemble des données freelances et des documents légaux sont consultables sur une seule et même interface. 

2/ Simplifier la gestion de l’activité freelance : un reporting en temps réel de l’activité par équipe est mis à disposition. L’ensemble des données relatives aux devis, aux missions en cours, aux dépenses engagées et facturées y figurent. 

3/ Contrôler et optimiser les dépenses : grâce à un tableau de bord avancé des dépenses, des alertes pour prévenir les dépassements de budgets et d’un seuil de blocage des validations de devis.

Vous l’aurez compris, la transformation digitale n’est donc pas qu’une affaire de stratégie mais d’opérationnel. La communication, la méthodologie et les outils constituent les clés de réussite d’un projet d’innovation, et ce d’autant plus à l’ère d’une généralisation du télétravail.