Lorsque l’on a besoin de renforcer ses équipes rapidement avec des compétences très spécifiques, recruter un freelance est souvent la meilleure solution. Seulement vous connaissez le mantra : preparation is the key to success (merci Graham Bell !). Autrement dit, le succès de cette collaboration dépendra pour beaucoup de votre capacité à réussir l’onboarding de votre freelance. Voici les 4 étapes pour préparer un programme d’intégration efficace.

Pour commencer, pourquoi un programme d’onboarding ?

L’onboarding d’un nouveau talent, qu’il soit interne ou externe à votre organisation, ne doit pas être pris à la légère. Ce moment stratégique va poser les fondements de votre relation et de votre fonctionnement futur. Les raisons de bien le préparer sont multiples : 

  • Motivation : soigner l’accueil et l’intégration d’un nouveau freelance au même titre qu’un nouveau collaborateur va le motiver et susciter un engagement plus fort de sa part.
  • Productivité : un freelance bien formé va être plus rapidement opérationnel et également plus productif dans l’exécution de sa mission.

Fidélisation : un onboarding de qualité permet aussi de fidéliser le freelance. Ceci limite les risques de rupture de contrat et diminue les coûts liés au recrutement.

Pour un onboarding optimal, voici donc 4 étapes à suivre :

Étape 1 : Clarifier et cadrer le projet

En début de mission, il est important de prendre le temps de bien définir le rôle du collaborateur externe et le périmètre de sa mission. Aidez-vous d’un brief, aussi appelé « cahier des charges », pour formaliser ces informations. Un bon brief va vous permettre de clarifier les attendus, d’aider le freelance à se projeter dans sa mission et de limiter les malentendus. C’est aussi un allié de taille pour sourcer et attirer les meilleurs candidats pour la mission.

Quelles informations doit-on retrouver dans un brief ?

  • L’entreprise, sa mission et son contexte : marché, clients, concurrents, environnement, actualité…
  • Le projet : objectifs, livrable attendu, deadlines, périmètre d’intervention du freelance…
  • Les modalités de la mission : méthode de travail, travail à distance ou en présentiel, outils, équipe, interlocuteurs…
  • Le profil du freelance : expérience, compétences spécifiques…

Ne lésinez pas sur les détails. Préparer un brief est un excellent exercice qui vous aidera aussi à clarifier votre propre besoin et vous poussera à anticiper la réponse à certains irritants qui pourraient altérer le bon déroulement de la mission. Par exemple, une équipe projet pas bien définie, des délais irréalistes, ou un périmètre d’intervention pas assez clair… Prévoyez aussi d’échanger avec le freelance : son rapport d’étonnement pourra vous être précieux. 

Il est important de ne pas sous-estimer les étapes de cadrage. Cela vous fera gagner un temps considérable sur la suite du projet et évitera les déconvenues, autant pour vous que pour votre nouveau collaborateur !

« Il ne faut pas hésiter à donner le maximum d’informations sur le projet et ses objectifs. Plus l’information sur le projet est claire et complète, plus un freelance pourra s’imprégner des problématiques de son client et y trouver des réponses adaptées. » Quentin Lagrange, Directeur artistique.

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Étape 2 : partager la vision et la culture de l’entreprise

En toute logique, le projet sur lequel travaille votre intervenant externe s’intègre dans la stratégie de votre entreprise. Il est donc important de le sensibiliser aux enjeux de sa mission dans le contexte macro de l’entreprise pour lui donner une vision plus large sur la finalité de son travail. D’après une enquête Malt, près d’un freelance sur deux attache en effet une importance particulière au fait de connaître les enjeux macro de la structure qu’il rejoint. Et c’est d’autant plus nécessaire pour une mission longue !

Mais une entreprise, c’est aussi un management, des collaborateurs, des process, un environnement, des valeurs… autrement dit une culture unique à laquelle le nouvel arrivant doit s’intégrer. Pour vous aider, vous pouvez créer un livret d’accueil spécifique aux externes avec un rappel des informations essentielles ou organiser une rencontre avec les managers et les équipes. 

Cette étape est importante : elle favorisera l’engagement de vos freelances sur leur mission et vous permettra de valider si les profils s’intègrent bien à votre structure. Retenez que les valeurs de diversité, d’inclusion ou encore de développement durable influencent très largement les freelances dans leur décision de travailler ou non avec un nouveau client. 

« J’ai besoin de cette vision claire dès l’entretien, dès le début du briefing, pour savoir pourquoi je travaille et pour quelle finalité. J’attends que l’on me présente le projet, à quelle demande il répond, et donc ses objectifs dans les grandes lignes. J’aime aussi connaître l’historique du projet, et pourquoi on a choisi un freelance plutôt qu’un CDI. Tout cela donne du sens à mon travail. » Yoann Ligner, Développeur PHP & Scrum Master

Étape 3 :  Préparer le matériel et les outils informatiques

L’accueil d’un nouveau freelance se prépare aussi sur le plan logistique. Matériel, outils, logiciels, votre service informatique doit anticiper son arrivée pour lui permettre d’être rapidement opérationnel et autonome. Assurez-vous que les éléments suivants sont bien prêts pour le jour J : 

  • Badge d’accès
  • Matériel informatique
  • Adresse email externe
  • Outils : intranet, partage de fichiers, travail collaboratif, gestion de projet, agenda, visioconférence…
  • Logiciels

La bonne nouvelle, c’est que les indépendants ont généralement l’habitude de travailler avec de nombreux outils et de se former continuellement (d’après notre étude Freelancing in Europe 2021, ils dédient d’ailleurs plus de 5h par semaine à l’auto-formation). Voilà pourquoi même s’ils n’ont jamais utilisé vos logiciels, vous pouvez compter sur eux pour adopter rapidement votre mode de fonctionnement.

« Le service IT de l’entreprise doit être au courant de l’arrivée du freelance au sein des équipes. Tous les accès aux outils techniques, administratifs et de communication doivent être partagés en amont de la mission. Les freelances doivent pouvoir travailler sur la mission en tant que telle mais aussi pouvoir fixer des réunions et réserver des salles s’ils en ont besoin. » Anne-Clémence Sire, International Headhunter & Coach

Étape 4 : choisir un référent

Pour travailler dans de bonnes conditions, votre freelance doit avoir un interlocuteur privilégié auquel se référer au cours de sa mission. Dès le début, cette personne doit l’aider à être rapidement autonome, puis l’accompagner au quotidien dans la bonne réalisation de sa mission. Ce contact-clé a aussi pour rôle de permettre la bonne intégration du collaborateur externe au sein de l’équipe, afin de créer des liens et poser les bases d’une relation de confiance. L’objectif est de permettre une communication, un partage d’information et une collaboration fluide entre le freelance et les salariés de l’entreprise.

Concrètement, comment ça se passe ? Pour un suivi efficace, il est préférable que le référent fasse lui-même partie du projet. Les premiers jours sont essentiels : le contact-clé doit à la fois s’assurer que le freelance appréhende bien sa mission et son nouvel environnement, répondre à ses questions et prendre en compte ses éventuelles difficultés. Par la suite, il peut effectuer des points d’avancement réguliers – voire quotidiens – ainsi que des bilans intermédiaires pour suivre le déroulement de la mission.

« La présence d’un référent est indispensable : il valide le travail, nous met en relation avec les bonnes équipes, veille au respect de notre statut d’indépendant… Ensuite, j’attends de lui qu’il soit ouvert, m’accorde un minimum de temps, notamment lors du début de mission, et enfin qu’il valide à temps les étapes et la fin de mission. » Pascal Caillerez, Brand Content Manager, Éditorial, Communication

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