Le brief est un document cadrant un projet dans les moindres détails. Ce document rassemble la vision des commanditaires (supérieurs hiérarchiques ou clients) et a vocation à être partagé avec l’équipe donnant vie au projet (freelances ou salariés). Il est donc capital pour une mission sans accroc ✌️

Découvrez dans cet article tous les tips à connaître et les erreurs à éviter pour un brief 5 étoiles

Pourquoi faut-il rédiger un brief pour chaque mission ?

Lorsqu’il s’agit de prestation de services, il existe autant de méthodes de travail qu’il n’y a de professionnels ! Ainsi, les livrables peuvent varier significativement selon les habitudes et le style de la personne en charge du projet. Le brief répond à cette problématique en rendant les résultats d’un projet prévisibles, uniformes et correspondant aux besoins très précis de l’entreprise

En effet, il guide chaque partie prenante en leur permettant : 

  • de s’accorder sur les attentes et responsabilités de chacun, tout au long de la mission 
  • de travailler en autonomie autant que faire se peut, jusqu’à l’envoi des livrables 
  • de mieux évaluer les performances, car les critères de réussite sont définis en amont 
  • d’éviter les quiproquos, désaccords et litiges. 

Qu’est-ce qu’un brief efficace ? 

L’objectif du briefing ? La réussite d’un projet collectif, en équipe ou impliquant plusieurs parties prenantes. Il permet de cadrer :

Une communication fluide tout au long du projet

Avec un brief efficace, il n’y aura plus de place pour les notions floues ou subjectives. Les éléments de langage et les éventuels jargons professionnels seront définis et clarifiés. Freelances et clients pourront se reposer sur des règles claires pour collaborer, plutôt que sur des échanges à l’oral ou par e-mails. 

Un accord sur la vision globale du projet

Toutes les parties prenantes s’engagent sur des objectifs à atteindre, ainsi que sur une définition du succès. Le brief permet ainsi de comprendre les critères qui feront du projet une réussite ! 

Les résultats attendus doivent être détaillés au maximum, avec des notions tangibles (chiffres, formats ou quantités par exemple). 

Un partage des responsabilités entre chaque membre de l’équipe

Le brief précise, en détail, les livrables attendus de la part des prestataires. Cependant, il précise aussi le périmètre d’action des clients lorsque ceux-ci sont impliqués dans la réalisation de la mission.

De plus, les contreparties sont fixées avant le démarrage du projet. Cela permet d’éviter tout malentendu sur les budgets et la charge de travail des prestataires (freelances ou agences).  

Comment faire un brief ? 

Chaque brief est unique, car il fait référence à un projet spécifique. Cependant, vous pouvez utiliser une trame ou un modèle pour vous guider, en l’adaptant au cas par cas ! 

Une feuille de briefing est un document d’une à deux pages qui reprend les éléments principaux du projet tels que le nom, les dates clés, l’équipe projet, le budget total, les objectifs, les tâches à réaliser et, enfin, les livrables attendus. 

N’hésitez pas à solliciter vos prestataires de service pour une relecture, et une éventuelle modification de ce brief. Ils apporteront ainsi leur expertise métier au cadrage du projet. 

Comment détailler un brief lorsque les objectifs sont relatifs ? 

Les objectifs de certains projets peuvent être relatifs à des ambitions, des goûts personnels, des modes ou encore des styles. 

C’est le cas des métiers créatifs, par exemple. Prenez le cas d’une traduction, d’un logo ou encore de la rédaction d’un ouvrage : l’appréciation du travail peut varier d’un interlocuteur à un autre. 

Autre secteur d’activité : celui de la vente et du marketing. Les résultats générés par une campagne promotionnelle pourraient être jugés comme performants ou insuffisants selon les exigences du commanditaire. 

Enfin, les projets techniques ne sont pas en reste. La plupart des prestations d’ingénierie reposent sur des systèmes existants : il faudra décrire les choix passés pour assurer une certaine continuité des logiciels développés. 

Dans ces trois cas, il faut adapter le brief pour s’accorder sur les critères d’acceptation (et la réussite) du projet ! 

Comment faire un brief marketing ?

Dans ce brief, l’accent porte sur : 

  • la stratégie à utiliser (canaux utilisés, types de campagnes) ; 
  • les objectifs (visibilité, revenus, génération de leads) ; 
  • les indicateurs de performances à suivre et la progression espérée (quantifiée en volume, quantité, variations et pourcentages). 

Point de vigilance : pour ce type de projet, le risque ne peut pas reposer entièrement sur le talent. La mauvaise performance d’une action marketing peut être liée à d’autres facteurs (offre inadéquate, mauvais pricing, bug informatique …). 

Comment faire un brief créatif ?

Pour s’accorder sur le style à adopter, vous pouvez :  

  • explorer le portfolio et les réalisations passées des talents que vous souhaitez recruter ; 
  • joindre des exemples (des visuels) à votre brief ; 
  • planifier des phases intermédiaires de validation, pour vous accorder (concept, couleurs, déclinaisons, mise en contexte, mockups …) ; 
  • demander l’envoi de fichiers dans des formats modifiables, que vous pourrez faire évoluer en interne dans les années à venir (pour suivre les tendances). 

Point de vigilance : pensez à la question de la propriété intellectuelle lors de la rédaction de votre brief. Ce critère peut avoir un réel impact sur le périmètre et le budget du projet. 

Comment faire un brief technique ?

Pour réussir sa collaboration avec des prestataires en charge de développer des sites internet, applications ou logiciels,  s’ajoutent au brief : 

  • Les choix d’environnements et les langages de développement ;
  • Un accès à un cahier des charges ou à un backlog selon la méthodologie utilisée (Gantt, Kanban, Scrum…) ; 
  • Un descriptif des processus de développement (pré-production, contrôle qualité, mise en production) ;
  • La répartition des tâches une fois le projet technique livré (tests, itérations et phase de maintenance) ;  
  • Des détails sur une éventuelle dette technique qui pourrait impacter le projet. 

Les erreurs à éviter en écrivant un brief

Voici les 5 pêchés capitaux de la création d’un briefing 👿 

Erreur #1 : Le brief bride la créativité du prestataire

Il existe une fine frontière entre le cadrage d’un projet et le micro-management de talents. Pensez à laisser une marge de manœuvre aux experts qui vous accompagneront au fil de la mission. Ils pourront vous surprendre agréablement en vous proposant un regard neuf et des réflexions alternatives. 

Erreur #2 : le brief change en cours de projet

Votre équipe doit, bien entendu, rester flexible et prendre en compte vos retours. Cependant, un revirement important dans le périmètre de la mission mettra en péril votre projet. Bien souvent, il faudra redémarrer à partir de zéro avec de nouveaux briefs, devis voire équipes ! 

Vous souhaitez analyser les retours de votre marché pour adapter le projet de façon itérative, tout au long de votre contrat avec vos prestataires ? Pensez aux méthodes agiles, comme Scrum. Ainsi, votre projet sera découpé en différents cycles, appelés “sprints”, accompagnés d’un nouveau brief à chaque fois. 

Erreur #3 : le document contient un jargon professionnel

Dans le brief, il faut utiliser une sémantique simple et être pédagogue. Certains mots, utilisés dans votre industrie ou votre métier, peuvent vous sembler clairs. Cependant, l’équipe projet pourrait en comprendre une autre définition.

Pensez à expliquer chaque notion, par écrit ou lors d’un appel, afin de vous assurer que le résultat sera à la hauteur de vos attentes.  

Erreur #4 : un désaccord sur le brief existe, et il n’est pas résolu avant le démarrage du projet.

Pour être légitime (donc efficace), le brief doit être validé par toutes les parties prenantes. 

Votre équipe doit s’aligner, en interne, sur le contenu de la mission. Puis, le document de brief doit être communiqué aux prestataires qui accepteront le projet, ou négocieront des changements. Ne commencez jamais une mission sans accord autour de ce brief ! 

Erreur #5 : plusieurs décideurs participent au projet sans être alignés.

Il n’est pas rare que plusieurs clients et/talents travaillent, en simultané, sur un même projet. Dans ce cas, pensez à nommer un interlocuteur unique, de chaque côté. Ce référent centralise les consignes, consolide les retours et permet à l’équipe d’avancer avec un même niveau d’information malgré les éventuels changements. 

  • 7 questions à se poser pour rédiger un brief efficace

  • Quels sont les objectifs du projet ?
  • Les moyens mis à disposition sont-ils suffisants pour permettre d’atteindre ces objectifs ?

  • Ces objectifs sont-ils réalistes ? (périmètre, délais et résultats attendus) 

  • Qui sera le principal interlocuteur chargé de suivre, de coordonner et de valider la mission auprès du prestataire ?

  • Comment savoir si un livrable répond aux objectifs ?

  • Quels sont les livrables attendus ? (format, quantité, critères d’acceptation)

  • Quel est le profil idéal pour cette mission ? (portrait robot du talent à recruter)

Vous noterez que le choix d’un prestataire arrive en dernière position ! Vous gagnerez à clarifier votre vision au maximum, avant de faire intervenir une équipe externe. 

A la fin du projet, n’oubliez pas d’organiser une « rétro » du projet en conviant toutes les parties prenantes au projet. En amont de ce point de bilan, vous pourrez leur envoyer un rapport d’étonnement.

Pour réduire le risque de biais, il est possible de remplir ce rapport d’étonnement de façon anonyme, et de l’envoyer sous format digital (avec TypeForm ou Google Form, par exemple). 

Comment rédiger le brief parfait sur Malt ?

Avant toute chose, un brief solide vous assurera de choisir la bonne personne pour votre projet. L’intégration de ce talent sera d’autant plus facile que vous aurez préparé, en amont, une liste de vos besoins. 

Qu’il s’agisse d’une mission courte ou de longue durée, vous gagnerez à créer un briefing pour vos collaborations sur Malt. 

Une fois ce document rédigé, 3 options s’offrent à vous : 

Option 1 : passer directement à la phase de sourcing sur la plateforme

Vous pourrez ainsi sélectionner des critères tels que le métier, la disponibilité horaire, l’expérience ou la zone géographique. Bonus : les avis d’anciens clients, visibles sur les profils, pourront guider vos choix.  

Option 2 : parcourir les profils de professionnels revendiquant des compétences ou expériences proches de votre brief

En entrant des mots clés dans la barre de recherche, une suggestion de prestataires vous sera proposée. Contactez ceux qui semblent en capacité de vous aider, pour peaufiner les derniers détails du projet ensemble. Cette alternative est idéale pour les missions créatives, techniques ou de vente/marketing, où le résultat sera coloré par les préférences individuelles (méthodes, style, écoles de pensées). 

Dans ce cas, le choix de la personne comptera tout autant – dans le résultat – que sa capacité à réaliser le travail. 

Option 3 : si vous ignorez le nom du métier et/ou les compétences nécessaires à la réalisation de votre brief

Dans ce cas, détaillez la feuille de briefing avec vos mots et votre compréhension du besoin. Vous pourrez ensuite contacter un conseiller Malt pour finaliser votre projet de recrutement de freelances. 

Sources