Jill Mathieu
5min
Je hebt rondgekeken op LinkedIn, portfolio’s gecheckt, offertes vergeleken, overlegd met de collega’s en goed gekozen. Deze freelancer wordt het. Dan zit het belangrijkste erop, zal je denken. Nog eens de timing overlopen en de bal gaat wel vanzelf rollen. Ja… maar nee. Want er komt net iets meer kijken bij de samenwerking met een freelancer. Volg deze vier tips en het komt goed!
Een succesvolle samenwerking met een freelancer is nooit toeval. Het vraagt werk. Hoeveel rauw talent je ook in huis haalt, het is jouw rol om te zorgen dat je de energie de juiste kant opstuurt. Malt ging in gesprek met 124 freelancers en 20 bedrijven over hoe die unieke relatie verliep. Daarin kwamen vaak dezelfde waarheden naar boven — én dezelfde fouten. Hier zijn vier tips om de valkuilen te ontwijken.
Spoiler alert: de tips draaien allemaal rond de essentie. En de essentie, dat is communicatie. Zoals in elke goede relatie, toch?
Een ruwe briefing had je waarschijnlijk al, want zo hebben jullie mekaar ontmoet. Toch is het nuttig om daar nog eens samen door te gaan. Ten eerste kan je zo alle leemtes opvullen die er nog waren rond de timing, het format en de verwachtingen. En ten tweede — en dat is minstens even belangrijk — het neemt elke onduidelijkheid weg.
Vergeet niet: jullie zijn partners. Moedig de freelancer aan om vragen te stellen en zorg dat jullie in de twee richtingen communiceren. Een misverstand zit soms in een klein hoekje. Je werkt de twijfel beter weg aan het begin van de rit. Beschrijf de huidige status van het project en check of de freelancer haar/zijn rol daarin verstaat. Geef details over hoe jullie gaan samenwerken en plan bijvoorbeeld wekelijkse check-ins.
Uiteindelijk zijn er vier elementen die elke freelancer glashelder moet begrijpen: de context, de deadline, het doel en het budget. Als opdrachtgever ben je misschien terughoudend om streng over te komen, maar weet dat ook freelancers niets liever hebben dan duidelijkheid. Dat zeggen wij niet, dat zeggen ze zelf.
“Ik stel altijd vier vragen, nog voor de klant een project presenteert. Zo kan ik nagaan of de aanvraag goed gestructureerd is: wat, voor wanneer, voor wie en voor hoeveel?” Nicolas Ribero, freelance digital & visual communication consultant
Het waarom. Dat is waar het om draait als je met het bedrijf investeerders zoekt, dat is waar het om draait op de landing page van je website, dat is waar het om draait bij elke samenwerking. Zorg dat de freelancer ook mee is in dat verhaal. Het grotere plaatje doet ertoe. Ja, dat geldt ook voor een programmeur, ook voor een vertaler, ook voor zuiver logistiek personeel — tot en met de schoonmaakploeg.
Moet een freelancer het organigram van het bedrijf kennen, of de doelstellingen voor de komende tien jaar? Natuurlijk niet. Maar het is een vergissing om iemand die maar tijdelijk meedraait in jouw organisatie louter te beschouwen als een radertje in de machinerie.
“Een business begrijpen, dat is mijn business. Dus voordat ik in een briefing of een gesprek duik, kijk ik eerst naar wat er speelt in die specifieke branche. Ik doorzoek hun kanalen, van de website tot hun LinkedIn-pagina, om te zien wat er (niet) wordt gezegd. Vervolgens doe ik hetzelfde voor hun belangrijkste concurrenten. Op die manier weet ik precies waar er ruimte is voor verbetering.” Jill Mathieu, copywriting captain bij Goodcopy.ink.
Elke medewerker wil namelijk weten waar de machine voor dient. Wie ooit van een freelancer een extra inspanning verwacht, zal merken dat het veel vlotter gaat als die zich van bij het begin deel voelde van het verhaal. Dat geldt voor ons allemaal: we werken graag voor geld, maar we werken nog liever met een doel.
Een freelancer verwacht een warm welkom. Daarmee bedoelen we niet een tas koffie, maar toegang tot alle tools. Denk aan badges voor wie op kantoor komt werken, toegang tot het intranet, een account op de digitale platforms waar jullie mee werken, eventuele managementtools, kalenders en alle andere relevante software die de freelancer nog niet standaard gebruikt. Lijkt evident, toch? Nochtans gaven 24% van de freelancers uit het onderzoek aan dat ze moeilijk toegang kregen tot een of meerdere zuiver technische middelen.
Trouwens, nog een bonus voor wie werkt met freelancers: zij hebben al voor soortgelijke bedrijven gewerkt — misschien zelfs voor de concurrentie — en ze hebben daarom vaak een frisse kijk op de workflow die best functioneert. Sta open voor hun feedback, want zulke gratis adviezen kunnen evenveel waard zijn als een dure consultant.
“We hadden een freelance Creative Director aan boord, die ons wekelijks hielp met de onze visuele identiteit. Ze stelde voor dat we via Trello een creatieschema op zouden zetten, om de aanvragen direct over de grafische ontwerpers te verdelen. Dit maakte feitelijk geen deel uit van haar project, maar de suggestie heeft enorm geholpen.” Jean-Loup Portal, Editorial Manager bij Roche
Ja, het is persoonlijk. Freelancers hebben een aanspreekpunt nodig, een geëngageerde contactpersoon die de schakel vormt naar de rest van het bedrijf. Gooi freelancers dus niet in grote teamvergaderingen met een dozijn agendapunten waar zij er maar eentje van kunnen aanpakken.
“Het inschakelen van een freelancer is een bron van grote vrijheid voor het bedrijf, maar ook voor de freelancer zelf. De verbintenis is voor beiden vrijwillig. Er moet een goede verstandhouding zijn en een zekere harmonie tussen de twee partijen. Eigenlijk zoals bij een goed huwelijk.” Cécile Tuil, VP Communications bij Albéa Group
Je moet tijdelijke krachten wel degelijk betrekken in de visie en de bedrijfscultuur, maar dat betekent niet dat je ze moet overdonderen met het dagdagelijkse reilen en zeilen van de organisatie. Het woord ‘free’ in freelancer staat er met een reden. Net daar maakt één goede contactpersoon het verschil: die is een filter tussen de ruis en de essentie. Zorg dat de freelancer meteen weet wie de aanspreekpersoon wordt.
Autonoom versus collectief, één persoon versus het geheel, de nieuwkomer versus de vaste waarden… het is wel degelijk een aparte match, tussen freelancers en bedrijven. Daarom kunnen de meeste opdrachtgevers wel wat relatietherapie gebruiken.
Met Malt zijn we in de voorbije negen jaar al de matchmaker geweest tussen 320.000 freelancers en 40.000 organisaties in vijf landen. Dus neem het van ons aan: we kennen de beide kanten van het verhaal.
Het resultaat van al die ervaring en ons diepte-onderzoek hebben we gebundeld in de eerste gids met advies voor een duurzame relatie tussen freelancers en bedrijven. Je leest er meer tips, een paar opvallende cijfers en meer quotes uit de praktijk.
Veel leesplezier!