Freelancers inschakelen: handig. Ze vangen pieken op in activiteit, ze kunnen depanneren wanneer iemand tijdelijk uitvalt en ze brengen expertise binnen die je simpelweg niet in huis had. Maar wat de reden voor de samenwerking ook moge zijn, jullie zijn nieuw voor mekaar. En zoals in elke relatie vraagt dat goede afspraken. Een vast recept voor de perfecte match? Sorry, no can do. Maar met deze drie tips kom je al een heel eind.

Malt praatte met 124 freelancers en 20 bedrijven over hoe hun relatie verliep. Er liepen drie grote lijnen door al die persoonlijke gesprekken. Ten eerste: timing is alles. Ten tweede: de liefde moet van twee kanten komen. En ten derde: een solide contract is goud waard als het dan toch verkeerd loopt. Hier is wat relatie-advies voor wie het kan gebruiken.

Eén. Kies je moment.

De beste briefing is niet altijd de langste. Als je een freelancer overstelpt met informatie en urenlange zoom-meetings met het hele team (help!), dan ben je niet goed vertrokken. Versta ons niet verkeerd. Je moet wel degelijk goed en volledig communiceren over de opdracht die op tafel ligt. Maar als je alle pdf’s, stijlgidsen, visie nota’s en mail-forwards op één hoop gooit, dan heet dat een lawine — geen briefing. 

Hoe je het wel aanpakt? Zorg om te beginnen voor een aanspreekpunt. Eén contactpersoon voor de freelancer is de ideale filter om de ruis tot een minimum te beperken. Die persoon moet vlot bereikbaar zijn, zodat het project niet in limbo blijft hangen. Kort over en weer ‘pingpongen’ via WhatsApp werkt voor sommigen vlot, anderen overlopen liever vragen op een vast (bijvoorbeeld wekelijks) moment. 

“Het is belangrijk om vroeg en vaak met je team — en je baas — te communiceren. Hoe eerder je om hulp vraagt, hoe sneller je die krijgt, en hoe sneller je weer aan het werk kunt.” Mustapha Ghazali, digital project manager

Het is een afspraak die jullie moeten maken. En dat is meteen de essentie voor de eerste briefing: het gaat niet zozeer over werk maar over workflow. Van zodra je aan de slag bent, gaat de bal wel aan het rollen. 

Vergeet niet dat een freelancer vaak aan verschillende opdrachten tegelijk werkt. Het is vaak pas tijdens de eigenlijke opdracht dat alles in zijn plooi valt, zeker wanneer jullie voor het eerst samenwerken. Maar als de afspraakmomenten, de kanalen voor feedback, de timing en de gedeelde digitale ruimte (bijvoorbeeld Google Drive of een server) al vastliggen bij het begin, dan staat de structuur tenminste al overeind.

“Je moet er rekening mee houden dat een freelancer niet 24/7 voor je beschikbaar is, ze runnen namelijk ook projecten bij andere bedrijven. Je moet een evenwicht vinden in de relatie en flexibel zijn in de planning: door regelmatige check-ins kun je dit op elkaar afstemmen.” Amandine Pacaud, digital & e-commerce manager bij France Boisson

collaboration

Twee. De waarheid komt soms van de freelancer.

Freelancers doen meer dan de gaten opvullen. Ze zien ook andere gaatjes. Zij merken met hun frisse blik soms dingen op die jij (of jullie als bedrijf) nog niet gespot hebben. Sta open voor die feedback. Omdat freelancers al voor verschillende opdrachtgevers gewerkt hebben, vaak in dezelfde branche, hebben ze een vogelperspectief waar je iets van kan leren. Om de concurrentie bij te benen, bijvoorbeeld.

“Als freelancer heb ik een neutrale kijk op de organisatie. Ik ken niet alle details over hun geschiedenis en hun cultuur — wat ik als een voordeel zie. Zo heb ik een bedrijf kunnen afhelpen van hun ‘vergaderitis’ met advies over een remote werkomgeving. Dat ging allemaal vrij informeel, en toch met effect. Ik voel me als freelancer vrij om met feedback te komen omdat ik minder persoonlijk betrokken ben. Ik ben niet bang dat ik op iemands tenen trap.” Pierre Mériau, frontend developer

Grote koerswijzigingen hoeven daar niet van te komen — reken daarvoor maar op de strategische consultants. Maar als het gaat over software, jullie werkwijze of de manier waarop het brede publiek jullie percipieert (de frisse blik van de buitenstaander), luister dan toch maar goed naar de kritische noot van de freelancer. 

Evalueer ook samen aan het einde van de rit. Na de finale rush om de eindmeet te halen wordt die stap vaak overgeslagen. Dat is jammer. Als alles afgerond is, heb je namelijk de ademruimte en de tijd om vrijuit te praten over de kwaliteit van de briefing (aan de kant van de freelancer), de kwaliteit van het werk (aan de kant van de opdrachtgever) en de ‘chemie’ van de samenwerking (voor jullie allebei). 

Drie. Maak van kleine lettertjes geen groot probleem.

Freelancers zijn geen werknemers. Klinkt evident, maar er bestaan genoeg schemerzones waar de relatie niet meer zo duidelijk is. Denk aan freelancers die maar één opdrachtgever meer hebben, freelancers die een e-mailadres krijgen van het bedrijf of freelancers die op kantoor verwacht worden op vaste dagen van de week. 

“Veel organisaties hebben hun onboardingstraject voor vaste medewerkers goed op de rails, maar voor freelancers wat minder. Terwijl dat óók belangrijk is.” Ravianne van Vliet, copywriter

Om elke schijn van economische afhankelijkheid te vermijden, mag je nochtans geen exclusieve relatie met freelancers aangaan. Dat is de wet in België en daar is wel degelijk controle op. Een job die geherkwalificeerd wordt als arbeidsovereenkomst, dat is geen goed nieuws. 

Nog twijfels? Malt organiseert geregeld webinars en workshops, in samenwerking met experts en advocaten, om jullie als opdrachtgever adequaat te informeren. Bovendien checken we systematisch de documenten van een freelancer al in het stadium van de offerte. Ook aan hun kant moet het papierwerk namelijk in orde zijn. De grote problemen zitten soms in de kleine lettertjes, maar niet als je met Malt werkt.

Ga in therapie — of download het e-book

Is daarmee alles gezegd? Natuurlijk niet. Als je weet dat Malt in de voorbije negen jaar al de matchmaker is geweest tussen 320.000 freelancers en 40.000 organisaties, dan weet je dat er al veel scenario’s gepasseerd zijn.

Reken daarbij dat we in 2021 een toename zagen van 39% in het aantal freelancers en een toename van 63% in functies die vroeger altijd ‘vast’ waren, zoals projectmanagement — dan weet je dat de ‘New Work Order’ geen toekomstmuziek is, maar nu al een feit. Freelancers zijn niet van één markt thuis. Bijna alle startups, scale-ups én gevestigde waarden gaan er uiteindelijk mee aan de slag.

Meer tips en quotes uit de dagelijkse praktijk lees je in dit e-book, de eerste gids met advies voor een duurzame relatie tussen freelancers en bedrijven.

Veel leesplezier!

Download het e-book