Voor veel mensen is het moeilijk en stressvol om het woord te nemen, en door het thuiswerken moeten we onze manier van presenteren herzien, of het nu gaat om een bespreking met een opdrachtgever of om een netwerkevenement.  Hier wat best practices voor je mondelinge communicatie, het schrijven van een pitch en om je je op je gemak te doen voelen.

Allereerst, wat is een pitch?

Een pitch is een presentatie van een project of een idee met als doel je gesprekspartner te overtuigen. Deze oefening verschilt van andere presentaties, omdat deze een actie moet uitlokken, dit noemen we ook wel een “call to action”. Bij een pitch moet er dus beargumenteerd worden. En om je argumentatie op te bouwen moet je meerdere stappen kennen.

1/ Het voorbereiden van de pitch

Je zou nooit een marathon lopen zonder een goede fysieke training. Het spreken voor een publiek is hetzelfde, je moet trainen om… te praten! De voorbereiding is een essentiële en onmisbare stap om ervoor te zorgen dat je presentatie opvalt. Béatrice Doradoux, Trainer in mondelinge Communicatie legt ons haar zogenaamde “Toblerone”-methode uit. (Je vraagt zich vast of dit een vieruurtje wordt? Nee, we zijn doodserieus, wacht maar af).

De “Toblerone”-methode, verwijzend naar haar typische vorm (een recht prisma met driehoekige voet, om te schitteren in de maatschappij) rust op 3 onderdelen:

  1. De linkerhoek: waarom moet ik deze pitch doen, wat omschrijft mij het best, hoe kom ik over op andere mensen?
  2. De rechterhoek: wie is mijn gesprekspartner, heb ik vooroordelen, snap ik zijn of haar behoeften goed?
  3. De bovenhoek: wat brengt ons uiteindelijk samen  – de pitch natuurlijk, maar wat nog meer?

En waarom een “3D-driehoek”? Omdat er altijd 2 diepteniveaus zijn: ik / mijn gesprekspartner als persoon, ik / mijn gesprekspartner met zijn of haar beroepsmatige houding.

Door deze 3 onderdelen op te schrijven krijg je meteen een duidelijk beeld en het biedt ook mogelijkheid om het doel van je pitch vast te stellen.

Wie ben ik? Dit lijkt heel simpel, en toch is het belangrijk om jezelf deze vraag te stellen. Wat zijn bijvoorbeeld de karaktertrekken en vaardigheden die je in deze exacte context wilt benadrukken? Wat heeft je ertoe gebracht deze pitch voor te bereiden en deze voor een publiek te gaan presenteren?

Voorbeeld: Ik ben grafisch ontwerper en ik wil graag een opdracht in de wacht slepen bij een groot bedrijf. Uiteraard ga ik mijn technische vaardigheden benadrukken in deze exacte context, maar het is ook belangrijk om mijn persoonlijkheid naar voren te brengen: mijn vermogen om me makkelijk aan te passen aan een nieuwe werkomgeving, om met diverse teams samen te werken, om georganiseerd te werk te gaan en duidelijk te communiceren. 

Door je gesprekspartner vast te stellen heb je de mogelijkheid je verhaal af te stemmen en uniek te maken. Een tip van Béatrice: “Houd in je achterhoofd dat je gesprekspartner bovenal een mens is, naast een potentiële opdrachtgever”.

Voorbeeld: Mijn gesprekspartners zijn de Design Director en de Communicatiemanager van een groot bedrijf. Ik ga interesse tonen in deze twee mensen, ik zoek hun vorige werkervaringen op en ik probeer met deze informatie iets te vinden wat we gemeen hebben. Dit kan iets heel simpels zijn, zoals werkervaring in het buitenland, een gemeenschappelijke interesse in fotografie, etc.

Het idee is niet om een heel “onderzoek” te doen, omdat dit je meer vooroordelen kan geven dan dat je had, en omdat dit je verhaal minder natuurlijk kan maken. Toch is het zo dat als je van te voren de tijd neemt om je te verplaatsen in je gesprekspartner en als je goed naar hem of haar luistert op de dag zelf, je beter met elkaar leert communiceren. Het is een beetje als een sollicitatiebrief, het werkt beter als het persoonlijk is en niet te generiek.

Tot slot, de context en dus de situatie die je ertoe heeft gedreven deze pitch te doen zwart op wit zetten helpt je om een precies idee te krijgen van het doel dat het je moet dienen. Bijvoorbeeld, mijn doel is om van deze opdrachtgever waar ik af en toe mee werk een vaste opdrachtgever te maken.

 

2/ Het schrijven van de pitch

Omdat twee allegorieën beter zijn dan een, raadt Béatrice Doradoux ons bij de stap van het schrijven van de pitch de zogenaamde “Ladekast”-methode aan. Het idee is simpel: de pitch is je ladekast en de argumenten die je gaat verdedigen met de pitch zijn de verschillende laden van de ladekast.

De laden van de ladekast zijn dus alles wat je kunt benadrukken of verkopen aan je gesprekspartner (vaardigheden, ervaring, team, beschikbaarheid, methodes, partners…). Bijvoorbeeld: vloeiend Engels spreken, in het verleden al eens van A tot Z een team op poten hebben gezet, al eens een succesvolle fondsenwerving hebben geleid, etc. Het komt er op neer dat door deze argumenten samen te brengen je een pitch met een logisch verloop krijgt.

Als je je kleding uit je kast haalt om deze aan te trekken volg je een bepaalde volgorde. Eerst je broek, dan je t-shirt, dan je trui. Het is hetzelfde voor je argumenten: deze moeten een logische volgorde volgen en deze opeenvolging van argumenten gaan je toespraak vormen, die als het goed is zo vlot mogelijk wordt. Het is aan jou om een logische aansluiting tussen je argumenten te vinden, een zogeheten rode draad, door bijvoorbeeld voort te bouwen op een bepaalde waarde of vooroordeel.

Béatrice legt ons tijdens haar optreden bij de Malt Academy uit dat het bij het kiezen van je argumenten en de structuur van de pitch belangrijk is om: “door een rouwproces te gaan”. Met andere woorden, de pitch is er niet om JOU te dienen, maar om de ANDER van nut te zijn. Daarom is het niet nodig om alles uit te leggen, heb vertrouwen in je gesprekspartner. De argumenten die je op dat precieze moment naar voren brengt moeten je de mogelijkheid geven je doel te bereiken. Zeker in een context waarin je tijd vaak beperkt is. Als je pitch maar 3 minuten duurt en dus erg kort is, is het nog belangrijker om meteen met de deur in huis te vallen en niet om de hete brij heen te draaien. Nogmaals, de pitch is er niet voor jou, maar voor de ander. Béatrice benadrukt dit punt nog een keer: “Er moet onderscheid worden gemaakt met de persoonlijke ontwikkeling rondom het woord nemen, en je moet niet per se tegelijkertijd aan de twee willen werken. Het ene is een persoonlijke reis, het ander bestaat alleen in groepsverband.”

3/ Het oefenen

“Al doende leert men”, dit spreekwoord komt niet beter tot zijn recht als tijdens het voorbereiden van een pitch. Ruben Perez, Expert in spreekvaardigheid, die ook opgetreden heeft tijdens een Malt Academy bevestigt: “Je krijgt na verloop van tijd vanzelf meer zelfvertrouwen tijdens het pitchen, en door te trainen en te oefenen krijg je vanzelf plezier in het houden van een pitch”. Aarzel dus niet om deze mondelinge presentatie voor te bereiden, alleen voor de spiegel, met je vrienden en familie, of nog beter, met je collega’s. Het uitwisselingen van ervaringen met andere freelancers kan erg handig zijn!

 

Wat tips voor de dag zelf:

Als je tijdens je pitch gebruikt maakt van een PowerPoint-presentatie: aarzel niet om deze van tijd tot tijd te onderbreken. Dit geeft je de mogelijkheid om terug te komen op het discussiepunt en de aandacht van je gesprekspartner erbij te houden. Zoals Béatrice het erg goed zegt: “Je bent niet slechts een voice-over”.

Zodra je pitch afgelopen is: het is belangrijk om met je gesprekspartner in contact te blijven, je kunt hem of haar in de dagen na de presentatie bijvoorbeeld een e-mail sturen, om hem of haar te herinneren aan je behoeften voor de voortgang van de gesprekken. Zo weet hij of zij precies wat hem of haar te doen staat.

Tot slot, heb vertrouwen in jezelf en vergeet niet om er lol in te hebben!