Het blijft de eeuwige vraag voor freelancers. Hoe bepaal je of je in regie factureert (per uur dus) of met een forfait voor een project in zijn geheel? Beide systemen hebben hun voordelen. We gaan dan ook niet vierkant één recept aanbevelen voor eender wat en eender wie. Hier zijn een paar scenario’s — van pingpong tot black magic.

Als je werkt tegen een forfait, dan ben je geëngageerd om een taak af te werken, ongeacht hoe lang het duurt. Dat heet een resultaatsverbintenis. Klaar is klaar. Werk je in regie, dan gebeurt de betaling aan een vooraf bepaalde dagprijs of uurprijs. Dat heet een inspanningsverbintenis of middelenverbintenis. Duurt het werk langer dan oorspronkelijk voorzien, dan zal de klant er ook voor moeten betalen.

“Het hangt af van de opdracht. Neem nu een huwelijk. Voor het ontwerpen van een uitnodiging noem ik graag één bedrag waarbij ik uitleg wat in de prijs is inbegrepen: drie voorontwerpen, twee correctierondes, enzovoort. Gaat het om meerdere kleine dingen, dan zal ik liever een offerte maken met een uurtarief. Dat is dan bijvoorbeeld een klant die zegt: ‘We hebben voor ons feest een menu nodig, naamkaartjes, wegaanwijzers, tafelaanduiding…’ Het totaalplaatje is dan moeilijk in te schatten qua tijd en dan werk ik toch liever per uur.” Brenda Ottati, graphic designer

Werken tegen een forfait betekent niet altijd een wilde gok. Soms weet je exact hoeveel werk een bepaalde opdracht is. Vertaalbureaus zullen bijvoorbeeld rekenen per letter of per woord, omdat het een duidelijk criterium is. Hun tarief kan dan wel verschillen als het gaat om een kookboek (makkelijk), een kortverhaal (moeilijker) of een beëdigde juridische vertaling (waar één klein foutje zware gevolgen kan hebben), maar de prijs zal wel meestal duidelijk vastliggen bij het begin. Het zou vreemd zijn om dan in regie te werken. 

Het cliché wil dat een forfait vaak voordelig is voor de klant, en een uurprijs voordelig voor de freelancer. Het criterium, dat blijft namelijk de centen. Een klant zal wel twee keer nadenken om halverwege nog van concept te switchen als de freelancer in regie aan het werken is. Bij een forfait kan hij of zij het altijd proberen en niet alle freelancers hebben genoeg haar op hun tanden om te weigeren. Vooral beginners doen vaak dubbel zoveel werk aan dezelfde prijs. 

En toch. Het cliché gaat iets te kort door de bocht. Er zijn net zo goed scenario’s denkbaar waarbij een forfait voordeliger is voor jou als freelancer.

Drie klassiekers voor een uurprijs

1. En zo, of zo

Elke freelancer heeft zulke verhalen. Een klant vraagt een persbericht van een copywriter, maar ‘ook wat zinnetjes voor sociale media of zo’. Een klant vraagt een compacte website aan een developer, maar ‘wel met een webshop en zo’. Als het bij de eerste briefing enzo’s en ofzo’s regent, stel dan misschien best een uurprijs in regie voor.

2. Pingpong

Sommige projecten gaan veel over en weer tussen jou en de klant. Of dat nu komt door een onduidelijke briefing, door een foutje van jouw kant of door de stand van de maan en de sterren, het betekent altijd extra werk. En extra werk, dat doet minder pijn als de uren allemaal betaald zijn. Probeer in regie te factureren als je veel ‘pingpong’ voelt komen.

“Persoonlijk geef ik de voorkeur aan factureren met een vaste prijs. Mijn doel is een tevreden klant en een mooi eindresultaat, ongeacht de bestede uren. Het is dan wel belangrijk om van bij het begin te bepalen wat inbegrepen is, wat de grenzen van het project zijn. Je kan niet eindeloos heen en weer gaan met feedbackrondes.” Amaya Villanueva, social media manager

3. Your place or mine?

Als een klant je op een bepaalde plek op een bepaald uur verwacht om aan een opdracht te werken, dan ben je duidelijk per uur aan het werken. Dan zou het best vreemd zijn om niet per uur te factureren. Het is een courant scenario in bedrijven die een tijdelijke piek in het werk ondervinden, en ook in de IT waar tijdelijk developers worden ingeschakeld in een groter geheel. Tip: leg je dagprijs hoog genoeg. Als freelancer betaal je nog belastingen en je opdrachtgever weet dat ook. 

man smiling at his computer

Drie klassiekers voor een forfait

1. Kassa kassa! 

Als freelancer met ervaring weet je wat je waard bent. Na een paar jaar vallen en opstaan kan je ook veel beter inschatten hoe lang je aan een bepaalde opdracht zal besteden. Is de briefing klaar en duidelijk en weet jij dat je de klus sneller klaart dan iemand anders? Vraag dan een forfait, want daar doe je winst mee.

2. Vrijheid, blijheid

Het is risicovol, zo een forfait. Absoluut. Maar er is een keerzijde aan de medaille. Sommige klanten willen bijvoorbeeld het aantal gepresteerde uren strak in de gaten houden, al dan niet bij hen op de werkplek. In freelancer zit het woord ‘free’, dus niet iedereen houdt daarvan. Als je spiedende ogen wil vermijden en wil werken waar en wanneer je wil — in pyjama desnoods — dan kan dat misschien door een forfait voor te stellen. 

3. Black magic

Dit scenario zie je vaak in domeinen die helemaal hot zijn. Eind jaren ’90 wilde iedereen een website, maar niet iedereen kon er een bouwen. Het leek wel zwarte magie, dat internet. Reken maar dat de freelancers toen goud verdienden door een forfait aan te rekenen voor de simpelste site. In de jaren ’10 werden dat mobiele apps, en vandaag wil iedereen ‘iets met AI’. Als de vraag groter is dan het aanbod, zit er veel geld in een forfait…

Het beste van twee werelden

We hebben het hier voortdurend over de facturatie, maar het is natuurlijk al bij de offerte dat je de betaling vastlegt. Op dat moment heb je duidelijke afspraken nodig over inhoud, timing, eventuele tussenstappen en resultaat. Als je werkt met een forfait, is de offerte of de overeenkomst vaak complexer. Je zit namelijk met die resultaatsverbintenis, en dan moet het resultaat ook heel precies bepaald zijn. De ‘deliverables’, zoals dat heet.

Maar er is ook een gulden tussenweg. Je kan de beide pistes in je offerte combineren. Dat wil zeggen: je bepaalt tot op welke hoogte je met een forfait werkt, en vanaf wanneer je overschakelt op regie. Dat is het beste van twee werelden, omdat je de verantwoordelijkheid deelt. Jij bent verantwoordelijk om tegen een bepaald moment een bepaald resultaat te leveren, maar als de opdracht langer uitloopt, moet de klant extra bepalen. 

“Een opdracht kan ik intussen wel goed inschatten, maar de klanten zelf, dat blijft het Rad van Fortuin. Zeker bij nieuwe opdrachtgevers is het moeilijk om in te schatten hoe de samenwerking zal lopen. Ik ben daar nu zeer duidelijk in: forfait voor de opdracht en één ronde feedback, vanaf dan gaan de extra uren in regie. Als mensen weten dat ze zullen moeten betalen, geven ze bij het begin ook een betere briefing. Dat is een win-win, hoor: zij besparen geld en ik verlies geen tijd.” Jill Mathieu, copywriting captain bij Goodcopy.ink.

Over de kleine lettertjes van zo een mengvorm tussen forfait en regie valt altijd te onderhandelen. Hoe meer ervaring je hebt, hoe beter je kan inschatten waar je de grens best legt. We zijn geen experts, maar — wacht, eigenlijk zijn we dat wel. Malt is de grootste freelance community in Europa en we zijn intussen al de matchmaker geweest voor meer dan 100.000 projecten. We mogen stilaan wel zeggen dat we de twee kanten van het verhaal kennen. 

Daarom nog een laatste tip: laat het niet over aan de kleine lettertjes op de achterkant van je offerte om uit te leggen aan je klant wat je eigenlijk bedoelde. Er zijn veel formules mogelijk, maar er is maar één succesformule: duidelijkheid. Spreek met je opdrachtgever. Zorg dat de violen gelijk gestemd zijn bij het begin, dan vermijd je een valse noot aan het einde. Succes!