De tijd nemen om de contouren van de opdracht duidelijk te omschrijven: dat is volgens Richard Yarsley, Chief People Officer bij Malt, de sleutel tot het succes van zijn samenwerking met Anne-Clémence Sire, een zelfstandig deskundige die de afgelopen 5 maanden de HR-teams van Malt heeft bijgestaan. We hebben met ze afgesproken om meer te weten te komen over deze vruchtbare samenwerking. 

Binnen Malt werken meer dan 95% van de teams met minstens 1 freelancer, of het nu aan het product is, bij de marketing of bij de human resources. Het gras is niet altijd groener aan de overkant en Malt is dus ook gewoon een trouwe klant bij Malt. Via een reeks gesprekken “How Malt uses Malt” geven we het woord aan Malters die ons uitleggen hoe en waarom ze samenwerken met zelfstandig deskundigen.

Hallo Richard en Anne-Clémence, kunnen jullie jezelf voorstellen en jullie respectieve rollen binnen Malt uitleggen?

Richard. Ik ben Richard, ik werk al meer dan 15 jaar binnen de human resources en de laatste 4 jaar heb ik gewerkt als Chief People Officer bij Malt. Het is mijn taak om de groei van het bedrijf te ondersteunen: talenten aannemen, de cultuur van het bedrijf versterken en de teams uitbreiden.

Anne-Clémence. Ik heet Anne-Clémence, ik werk nu ongeveer 15 jaar binnen de human resources. Ik ben eerst begonnen bij grote bedrijven zoals Google en zelfs L’Oréal, op internationaal niveau. In 2017 begon ik als freelancer bij Malt. Ik treed de laatste tijd voornamelijk op als Headhunter voor Europese start-ups en grote organisaties. Ik begeleid ook teams en managers bij onderwerpen zoals management en motivatie. Ik werk nu al 5 maanden bij Malt als Head of Talent Acquisition, een opdracht waar ik 4 dagen per week mee bezig ben.

Richard, waarom moest jij een beroep doen op een freelance deskundige?

Richard. We hadden het doel om het werven van nieuwe talenten bij Malt te versnellen en de teams uit te breiden in Frankrijk, Duitsland en Spanje. Om ons te ondersteunen bij deze stap wilden we graag een beroep doen op iemand met ervaring die weet hoe je teams moet ondersteunen en coachen. Maar we wisten ook dat werven tijd kost, minstens 5 maanden, en dat onze ambities om te groeien het ons niet toestonden om te wachten. Ik had Anne-Clémence twee jaar geleden ontmoet en ik hoopte al dat ze de tijd had om met ons samen te werken: ze is een expert in haar vakgebied en ze is drietalig. 

Het beroep doen op Anne-Clémence in plaats van iemand vast in dienst te nemen nam gelijk veel stress weg: ik hoefde niet meer met spoed iemand aan te nemen en ik wist dat ze tot juni beschikbaar zou zijn. 

Hoe is het je gelukt om Anne-Clémence te integreren binnen de teams en in bredere zin binnen Malt?

Richard. Voor alles anders en zelfs ook voor het begin van de opdracht: haar rol moest duidelijk zijn, voor mij, maar ook voor de directie van Malt en voor de teams waar ze mee zou gaan samenwerken. Om dat te bereiken hebben we haar verantwoordelijkheden gedefinieerd met behulp van een “Scorecard”: een document waarin we de omvang van haar werkzaamheden en de doelstellingen die ze moet nastreven afbakenen. Die Scorecard is vervolgens gedeeld met alle HR-teams zodat ze goed op de hoogte zijn van de opdracht van Anne-Clémence en hoe ze hen zou kunnen ondersteunen.

Vervolgens hebben we enkele processen geïmplementeerd om haar helemaal te kunnen integreren in de teams: Anne-Clémence maakt deel uit van onze Weekly Talent Meeting, ze heeft ook toegang tot Slack, ons gezamenlijke interne communicatieplatform en ik hoop dat ze ooit kan aansluiten bij een “Offsite” (ons bedrijfsuitje). Ik zie Anne-Clémence als een zeer goede sparring partner waarbij ik geen manager houding hoef aan te nemen.

En voor jou, Anne-Clémence, hoe heb jij deze integratie beleefd?

Anne-Clémence. Wat interessant is in mijn positie als zelfstandig deskundige is dat ik als het ware “niets te verliezen” heb als het neerkomt op het uiten van mijn mening: ik heb bijvoorbeeld niet het belang van een promotie. Mijn enige doel is om ervoor te zorgen dat het bedrijf erin slaagt zijn doelstellingen te halen en om de bestaande processen te verbeteren zodat de teams hun manier van werken kunnen verbeteren. Ik voel het feit om geen hiërarchie te hebben aan als een vrije ruimte. Ik kan me objectiever uitdrukken, maar dat is alleen mogelijk doordat Richard me, vanaf het begin, de sleutels heeft gegeven om dat te doen.

Hoe verloopt de opdracht?

Richard. De opdracht verloopt zeer voorspoedig doordat, zoals ik al zei, de doelen al vanaf het begin zijn vastgesteld. Anne-Clémence wist precies hoe ze de teams moest stimuleren met onder meer Charlotte en Hamza, de Talent Acquisition Managers bij Malt: ze heeft bijvoorbeeld wekelijks vergaderingen met hen ingepland, ze heeft “Call Shadowing” meetings georganiseerd om sneller te professionaliseren en ze heeft hen met reguliere feedback geadviseerd over hun positie als interne coach en recruiter.

Anne-Clémence heeft ook goede KPI-reflexen: ze weet goed hoe je moet uitzoeken waar het niet loopt en hoe je een algemene visie krijgt op de resultaten. Ze heeft een KPI-dashboard opgezet die ons dagelijks ontzettend helpt.

Wat fantastisch is is dat ze, uit eigen initiatief, graag mee wilde doen aan het dagelijks leven van Malt. Tijdens de tweede lockdown heeft ze onder andere de Malt Academy voor crisisbeheersing georganiseerd en ze is van plan er ook een te organiseren voor de werving.

Anne-Clémence kent Malt goed, de achtergrond en de teams. Ze kan ondersteuning bieden bij een breed scala aan onderwerpen: ze gaat ons bijvoorbeeld binnenkort helpen om de teams van Malt in Spanje te structureren.

Welke adviezen zouden jullie aan een HR-afdeling willen geven die graag een beroep wil doen op een freelancer via Malt?

Richard. Ik zou hen adviseren niet te twijfelen en ervoor te gaan! Met een zelfstandig deskundige heb je de mogelijkheid om een test te doen en er snel achter te komen of de samenwerking wel of niet werkt. Vervolgens is het heel belangrijk dat de opdracht duidelijk is voor alle betrokken partijen: als het niet werkt, komt dat vaak doordat het niet vanaf het begin duidelijk was. Ten slotte wil ik graag nog benoemen dat je niet hoeft te twijfelen om een beroep te doen op senior profielen, dit zijn hyper gekwalificeerde mensen die zeer snel een impact kunnen maken op jouw behoeften.

Anne-Clémence. Voordat je gaat werven op contracten voor een lange termijn, tijdelijk of vast, zou ik aan bedrijven willen adviseren een diepgaande reflectie te doen op de resultaten die zij behalen. Heb je een expert of een generalist nodig? Heb je ze onmiddellijk of eenmalig nodig? Ik denk dat als deze vragen gesteld worden voor het werven, bedrijven beter een beroep kunnen doen op freelancers.

En welke adviezen zouden jullie geven aan een freelance deskundige die net begint met een nieuwe opdracht?

Anne-Clémence. Ik raad hen aan niet bang te zijn erheen te gaan, om zich niet op de achtergrond te houden zoals een contractant dat kan doen maar om te durven mee te doen en zo voort te bouwen op de opdrachtgever.

Richard. Tevens moet de freelancer goed het ecosysteem begrijpen waarin hij gaat werken: begrijpen wie de belanghebbende zijn in de sector, de tijd nemen om te communiceren met de teams. En een proactieve houding is zeker ook een pluspunt: Anne-Clémence heeft bijvoorbeeld uit zichzelf “Zoom Cafés” georganiseerd om mensen te leren kennen, mede daardoor is ze volledig geïntegreerd binnen Malt.

Anne-Clémence. Als zelfstandige verlies je inderdaad snel de gewoonte om nieuwe mensen te willen leren kennen binnen het bedrijf. Ik denk echter dat je deze reflex moet terughalen als je een nieuwe opdracht begint. Ontmoetingen en contacten zijn de sleutels tot innovatie.