Quentin Debavelaere, de General Manager Northern Europe van Malt, legt ons uit hoe de samenwerking met freelancers hem helpt zijn groeidoelstellingen te behalen. 

Als voormalig hoofd van de werkzaamheden in Spanje en van het juridisch team bij Malt heeft Quentin al meerdere malen de gelegenheid gehad om teams van A tot Z in elkaar te zetten. In plaats van 6 maanden te wachten om een manager aan te nemen die een team gaat opzetten, of om dat zelf te gaan doen naast zijn andere verantwoordelijkheden, heeft Quentin vaak de voorkeur gegeven aan een samenwerking met een freelance deskundige. Een senior resource, ervaren en onmiddellijk operationeel, die hem helpt zijn groeidoelstellingen te behalen. Hij vertelt ons er over. 

Binnen Malt werken meer dan 95% van de teams met minstens 1 freelancer, of het nu aan het product is, bij de marketing of bij de human resources. Het gras is niet altijd groener aan de overkant en Malt is dus ook gewoon een trouwe klant bij Malt. Via een reeks gesprekken “How Malt uses Malt” geven we het woord aan Malters die ons uitleggen hoe en waarom ze samenwerken met zelfstandige deskundigen.

Hoi Quentin, kun je jezelf aan ons voorstellen en ons jouw rol binnen Malt uitleggen?

Ik ben Quentin, de General Manager Northern Europe van Malt. Ik sloot me in 2015 aan bij Malt toen we nog maar een team van 5 personen waren. Mijn rol is door de jaren heen veranderd, maar aanvankelijk deed ik echt van alles: ik zorgde voor het financiële gedeelte (fondsenwerving, het businessplan, de boekhouding), de human resources, ik had ook de leiding over de sales teams, het juridische aspect, de internationale lanceringen, het Community team, hoofd van de werkzaamheden in Spanje etc. We hebben geleidelijk en naarmate bevoegde mensen aangenomen voor deze verschillende posities en inmiddels concentreer ik me op de zogenaamde “Business Operations”, dat wil zeggen alles dat te maken heeft met de procedures, de strategie, de tools en de BI (Business Intelligence).

Voor wat voor opdrachten doe jij een beroep op freelancers?

1/ Voor interim-management

Als Sales Ops worden we vaak gevraagd teams van A tot Z op te zetten. Dat was bijvoorbeeld zo toen we het eerste team van Account Executives gingen opzetten binnen Malt. We hebben ook meegeholpen aan de oprichting van het Community team en het Sourcing team, die nog maar anderhalf jaar geleden werd opgericht.

Als we iets beslissen binnen een start-up moeten we vaak snel handelen. Het succes van een bedrijf van onze grootte is de flexibiliteit en het werktempo. Als de beslissing eenmaal is genomen moeten we in minder dan een maand een team opstellen. We hebben dus mensen nodig die snel operationeel aan de slag kunnen, of het nu uitzendkrachten of freelancers zijn. We kunnen beter een beroep doen op uitzendkrachten om zogenaamde “blauwe boord werkers” te vinden: klantenservice, junior verkoopmedewerkers, administratieve beroepen, etc. Freelancers behoren tot de “witte boord werkers”, oftewel adviesverlenende beroepen: analisten, recruiters of consultants. Afhankelijk van de teams die we willen opzetten kiezen we tussen deze twee profielen.

Voor het creëren van de Account Executives teams zijn we bijvoorbeeld naar uitzendbureaus gestapt omdat daar vaak verkoopmedewerkers aanwezig zijn, waar we voor het Sourcing team aan de kant van freelancers zijn gaan zoeken. Het was Hélène Palluau, voormalige Head of Sourcing bij Malt, toendertijd een freelance deskundige verantwoordelijk voor het managen van de veranderingen, die ons heeft geholpen dit team te structureren. Toen we deze samenwerking begonnen, telde het Sourcing team nog 5 mensen, maar het werd langzamerhand te lastig om dit team aan te sturen voor iemand die al een full-time baan had. Na meerdere weken aan sollicitatiegesprekken heb ik ervoor gekozen om zelf een freelancer te gaan zoeken op Malt. Achteraf gezien voel ik me stom dat ik dat niet gelijk heb gedaan. De dag dat Hélène aankwam is een enorme opluchting geweest. Ze heeft heel snel efficiënte procedures opgezet (de monitoring van prestaties, vorming, etc.). De geschiedenis herhaalde zich met Olivier Girardot, onze huidige Head of Data, die voorheen een freelance deskundige was waar we 6 maanden mee hebben samengewerkt totdat hij zich als medewerker bij de teams aansloot.       

Interim-management via freelancers is zeer handig voor start-ups die snel groeien: we kunnen snel een beroep doen op bevoegde mensen zonder de groei van het bedrijf te vertragen. Freelance deskundigen zijn experts op hun gebied, hebben jarenlang ervaring en weten dus precies hoe je teams moet structureren. Als we snel een werknemer vinden, des te beter! Maar we moeten eerlijk gezegd wel realistisch blijven, een manager aannemen kost meerdere maanden. Nu twijfel ik niet meer, ik vind een geschikte freelancer de dag dat ik de vacature openzet.

Samenwerken met een freelance deskundige gaat ook de manier van intern functioneren veranderen: freelance deskundigen komen voor een opdracht waarvan de duur vastgesteld is. Ze hebben dus een opdrachtgever en niet een leidinggevende. Freelancers zeggen vaak gemakkelijker “nee” en durven vrijer uit te drukken wat ze denken. Ze hebben niet de natuurlijke rem zoals een werknemer die kan hebben tegenover zijn leidinggevende, ze durven mensen uit te dagen en hun woorden zijn vrijer. Daarnaast komen ze binnen met een schat aan ervaringen. Ze hebben meerdere organisaties leren kennen en hebben de juiste reflexen om de te vermijden valkuilen te identificeren. Dit zijn reële voordelen die het hele bedrijf dienen.

2/ Om de groei te versnellen

Ik heb vervolgens als Country Manager in Spanje regelmatig een beroep gedaan op freelancers om bepaalde functies te vervullen die we nog niet hadden, als gevolg van het nog steeds “kleine” team (Malt in Madrid telt vandaag de dag 25 werknemers). Of het nu voor het organiseren van evenementen is, voor interne trainingen, voor vertalingen, PR of marketing: freelancers ondersteunen ons het hele jaar door. Als we een bedrijf in een nieuw gebied opzetten is het marketingbudget aan het begin niet heel hoog en is het niet altijd van belang iemand full-time in dienst te hebben. Het is veel effectiever om één dag per week een freelancer aan de slag te hebben.

Een ander voorbeeld, het Ops team zat tot over hun oren in analyses. Die hebben toen besloten een freelance Data Analyst aan te nemen om hen daarmee te helpen.

3/ Voor specifieke taken

Ten slotte doe ik ook een beroep op freelancers om mijn agenda te ontlasten. Wanneer ik bijvoorbeeld geen tijd heb om te werken aan een bepaald onderwerp. Als ik bijvoorbeeld een artikel schrijf vraag ik een freelancer de tekst te vertalen of een illustratie te maken. Dit zijn misschien simpele taken, maar die kosten me wel heel veel tijd. Ik realiseerde me bijvoorbeeld dat we geen bericht hadden op het antwoordapparaat van Malt, toen heb ik een freelancer die gespecialiseerd is in voice-overs gevraagd en binnen een paar dagen hadden we een fantastische voicemail.

Hoe kies je de freelancers uit waar je mee samenwerkt?

Om een freelance deskundige te kiezen op Malt kijk ik eerst uitvoerig naar zijn profiel en evalueer ik zijn ervaring. Als ik vervolgens een gesprek begin luister ik goed naar de vragen die diegene me stelt over het project en uiteraard let ik op het gevoel dat ik heb na onze eerste uitwisselingen. Ik neem over het algemeen nooit contact op met meer dan 2 of 3 freelancers per opdracht. Het heeft geen zin meer mensen om hulp te vragen, ik zou niet al hun vragen kunnen beantwoorden en daarnaast vind ik meestal snel genoeg wat ik zoek.

Daarnaast kijk ik ook of de freelancer al eens heeft gewerkt met een medewerker van Malt. De filter: “Freelancer van mijn bedrijf” die beschikbaar is op Malt is heel handig en zorgt ervoor dat bedrijven weten of een freelancer al eens een opdracht heeft gedaan met een van hun medewerkers. De aanbeveling is belangrijk en zorgt ervoor dat je sneller kunt handelen. Het bespaart me bijvoorbeeld veel tijd een designer te kiezen die al eens aan onze presentaties heeft gewerkt omdat hij of zij al comfortabel is met ons “design system”.

Wat zijn volgens jou de essentiële criteria voor een goede relatie tussen de freelancer en het bedrijf?

Communicatie is cruciaal: de freelance deskundige moet immers niet aarzelen om vragen te stellen voordat de opdracht begint, dat is naar mijn mening een teken van beheersing van het project. Maar over het algemeen is de onboarding van een freelancer ook makkelijker dan die van een werknemer. Freelancers zijn er namelijk aan gewend om te werken van opdracht tot opdracht, het zijn middelen die meer “plug and play” zijn en die zich snel aanpassen aan nieuwe omgevingen. Als een werknemer toetreedt tot een bedrijf begint hij bij nul, hij heeft bijvoorbeeld nog geen apparatuur terwijl een freelancer gelijk klaar is om te beginnen. Om een goede samenwerking met een freelance deskundige te verzekeren, moet je echter wel de tijd nemen om de opdracht goed af te kaderen: duidelijk zijn over de te leveren items en de deadline.

Daarnaast is het belangrijk de relatie te onderhouden gedurende de hele opdracht, er is niets erger dan een tunneleffect waarin de opdrachtgever niet meer weet wat er speelt en waarin de standpunten uiteen beginnen te lopen. Dit wordt zeer eenvoudig georganiseerd, het kan bijvoorbeeld al met een mailtje of een belletje elke twee dagen om de voortgang van het project te bespreken.