Wanneer je voor een project specifieke vaardigheden nodig hebt, kun je je team uitbreiden door een freelancer te werven. Het klinkt als een open deur, maar we moeten het toch noemen: preparation is the key to success (bedankt, Graham Bell!). Met andere woorden, het succes van het project hangt voor een groot deel af van hoe jij jouw freelancer inwerkt. Met deze 4 stappen zet jij een solide inwerkprogramma in elkaar.

Allereerst: waarom is een inwerkprogramma nodig?

Het onboarden van nieuw talent is ontzettend belangrijk, of dit nou om een externe of een interne medewerker gaat. Het is een strategisch moment dat de basis legt voor de toekomstige samenwerking. Hier een paar redenen om je goed voor te bereiden: 

  • Motivatie: als je een freelancer op dezelfde manier verwelkomt en inwerkt als een nieuwe werknemer, is diegene gemotiveerder en zal de inzet groter zijn. 
  • Productiviteit: een freelancer die goed ingewerkt is kan sneller wat betekenen voor de organisatie en is meteen ook productiever bij het uitvoeren van de opdracht. 
  • Loyaliteit: als het inwerkprogramma goed is bouw je vertrouwen op bij je freelancers. Een contract wordt minder snel beëindigd en daardoor heb jij minder wervingskosten. 
onboarding

Volg deze 4 stappen voor een soepele onboarding:

1) projectkader en briefing

Bij de kick-off van een opdracht is het belangrijk dat je de tijd neemt om het projectkader goed af te bakenen. De briefing is een document waarin je de eisen en verwachtingen voor de opdracht formaliseert. Een goede briefing zorgt ervoor dat iedereen weet wat het project inhoudt, dat beide partijen op één lijn zitten en het voorkomt misverstanden. Je kunt de briefing ook gebruiken bij het werven van de juiste kandidaat voor deze opdracht.

Welke informatie komt terug in een briefing?

  • Het bedrijf, de missie en de context: markt, cliënten, concurrentie, milieu, nieuws, enz. 
  • Het project: doelstellingen, verwacht eindproduct, deadlines, interventiekader van de freelancer, enz.
  • Praktische zaken: werkwijze, werk op locatie of vanuit huis, tools, team, contacten, enz.
  • Het profiel van de freelancer: ervaring, specifieke vaardigheden, enz.

Wees niet zuinig met de details. Door het maken van de briefing krijg jij zelf ook een beter beeld van wat je nodig hebt en wat je verwacht. Je kunt tijdens het maken van de briefing anticiperen op gebeurtenissen die het project kunnen vertragen. Denk aan een projectteam dat niet goed gedefinieerd is, onrealistische deadlines, of een projectkader dat niet volledig duidelijk is. Plan ook een gesprek in met de freelancer: een blik van buiten de organisatie kan ontzettend waardevol zijn.

Onderschat de planningsfase van het project niet. Hoe gedetailleerder je het project in beeld brengt, hoe meer tijd je dit in een volgende fase bespaart. Voor jou, maar ook voor je freelancer! 

“Schrijf zoveel mogelijk op over het project en de doelstellingen. Als jouw briefing duidelijk is en de informatie over het project compleet, zal een freelancer veel beter in staat zijn om de uitdagingen van de cliënt te begrijpen en er een passende oplossing voor te vinden.”Quentin Lagrange, Artistiek Directeur.

2) deel de visie en de cultuur van het bedrijf

Het project waar je een freelancer voor hebt ingehuurd maakt logischerwijs onderdeel uit van de strategie van je bedrijf. Het is daarom belangrijk om de freelancer op de hoogte te stellen van de uitdagingen en de macrovisie waar de opdracht uit voort komt. Dit zorgt voor een ruimer inzicht waardoor zij/hij het werk beter kan uitvoeren. Volgens een enquête van Malt hecht één op de twee freelancers er veel waarde aan op de hoogte te worden gesteld van de macro-economische uitdagingen van de organisatie. En voor een langdurige opdracht geldt dit des te meer!

Maar daar houdt het niet bij op. Een bedrijf is ook een managementteam, werknemers, processen, werkomgeving, waarden… Het is een unieke cultuur waarin de nieuwkomer moet integreren. Het kan helpen om een boekje op te stellen voor externen waarin alle essentiële informatie staat. Je kunt er ook voor kiezen om een vergadering met de managers en de teams in te plannen. 

Dit is een belangrijke stap: hiermee zorg je ervoor dat een freelancer snel thuis is binnen de organisatie en jij kunt meteen bepalen of het profiel van de externe werknemer goed binnen de bedrijfscultuur past. Vergeet ook niet dat freelancers bij de keuze van een nieuwe cliënt letten op bedrijfsaspecten als diversiteit, inclusie en duurzame ontwikkeling. 

“Ik heb vanaf het wervingsgesprek, vanaf de briefing, gelijk een duidelijke visie nodig. Ik wil weten wat mijn opdracht inhoudt en wat voor doel ik heb. Ik verwacht een presentatie van het project, van de redenen voor het project en van de doelstellingen in grote lijnen. Ik wil ook graag de voorgeschiedenis weten, en waarom er gekozen is om met een freelancer te werken en niet iemand aan te nemen. Dit zijn allemaal dingen die betekenis geven aan mijn opdracht.” Yoann Ligner, PHP Ontwikkelaar & Scrum Master

3) Logistieke voorbereidingen: hardware en IT-benodigdheden

Bij het verwelkomen van een nieuwe freelancer is er wat logistieke voorbereiding nodig. Denk aan de hardware, software en andere tools. Zorg ervoor dat de IT-afdeling helpt bij het onboarden van de nieuwe freelancer, zodat die zo snel mogelijk operationeel en autonoom is. Zorg ervoor dat je de volgende dingen op dag 1 al geregeld hebt:

  • Toegangspasje
  • It-benodigdheden voor de werkplek
  • Extern e-mailadres
  • Tools: intranet, bestanden delen, samenwerken, projectbeheer, agenda, videocalls, enz.
  • Software

Freelancers zijn gelukkig vaak gewend om met verschillende programma’s en tools te werken en om nieuwe dingen te leren (volgens ons onderzoek Freelancing in Europe 2021 besteden freelancers meer dan 5 uur per week aan zelfstudie). Daarom kun je ervan uitgaan dat ze jouw manier van werken snel onder de knie hebben, al hebben ze de software nog nooit eerder gebruikt. 

“De IT-afdeling van het bedrijf moet op de hoogte zijn van de komst van de freelancer. De toegang tot technische, administratieve en communicatietools moet vóór het begin van de opdracht toegestuurd worden. Een freelancer moet aan de opdracht kunnen werken, maar moet ook vergaderingen kunnen inplannen en een ruimte kunnen reserveren als dat nodig is.” Anne-Clémence Sire, Internationaal Headhunter & Coach

4) wijs een mentor aan

Om goed van start te gaan in een bedrijf, is het belangrijk dat een freelancer iemand heeft waar zij/hij tijdens het verloop van de opdracht een beroep op kan doen. Deze persoon moet de freelancer helpen om snel autonoom te worden en vervolgens dagelijks begeleiding bieden om de opdracht tot een goed einde te brengen. De contactpersoon heeft als doel ervoor te zorgen dat de freelancer wordt verwelkomd in het team, dat er een band wordt geschept en dat vertrouwen kan worden opgebouwd. Verder ziet diegene erop toe dat informatie wordt gedeeld en dat de communicatie en samenwerking tussen de werknemers en de freelancer vlot verloopt. 

Hoe gaat dit concreet in zijn werk? Je kunt het best iemand aanwijzen die aan hetzelfde project werkt. De eerste dagen zijn het belangrijkst. De contactpersoon moet ervoor zorgen dat de freelancer de opdracht en de nieuwe omgeving begrijpt, eventuele vragen beantwoorden en reageren op onvoorziene problemen. Daarna kunnen regelmatige contactmomenten (bijvoorbeeld dagelijks) worden ingepland om feedback te geven en om het verloop van de opdracht te bespreken. 

“Het is essentieel dat de freelancer een contactpersoon toegewezen krijgt. Diegene valideert het werk, brengt ons in contact met de juiste teams en zorgt ervoor dat we als freelancers worden gerespecteerd… Ik verwacht van deze persoon dat die bereikbaar is en tijd voor mij vrijmaakt, vooral bij de start van de opdracht, en dat die de fases en het einde van de opdracht tijdig valideert.“ Pascal Caillerez, Brand Content Manager, Redactie, Communicatie

Wil jij ook op een positieve manier samenwerken met je freelancers? Download nu Malt’s handige gids voor bedrijven: Bedrijven komen van Mars, freelancers komen van Venus