Wanneer een bedrijf gebruik maakt van de diensten van freelancers, beoordeelt de Belastingdienst bij een belastingaangifte de arbeidsrelatie tussen opdrachtgever en dienstverlener. Wanneer het vermoeden bestaat dat er sprake is van een fictief dienstverband en schijnzelfstandigheid van een freelancer, voert de Belastingdienst een controle uit. Dit kan tot gevolg hebben dat er correctieverplichtingen en naheffingsaanslagen opgelegd worden. Al is dit iets wat in de praktijk weinig voorkomt, toch is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de arbeidsrelatie met jouw freelancers juridisch in orde is. Om risico’s te voorkomen doen wij in dit artikel 5 aanbevelingen om een fictief dienstverband te voorkomen.

De Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA)

In Nederland is in mei 2016 de De Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA) aangenomen. Met behulp van deze wet kan de Belastingdienst de arbeidsrelatie tussen opdrachtgevers en freelancers beoordelen. Wanneer er een vermoeden is dat de relatie tussen een bedrijf en een freelancer eigenlijk een vast loonverband is, heeft dit juridische gevolgen. De Belastingdienst heeft aangegeven vanaf januari 2020 strenger te controleren op schijnzelfstandigheid en fictieve dienstverbanden. 

Wanneer is sprake van schijnzelfstandigheid?

Wanneer een bedrijf werknemers in dienst heeft moet het aan bepaalde verplichtingen voldoen. Er moeten loonheffingen worden betaald en werknemers hebben recht op betaalde vakantiedagen en op betaald verlof wanneer zij ziek zijn. Ook zijn er regels wanneer zij bijvoorbeeld een werknemer willen ontslaan. Voor een arbeidsrelatie met een freelancer geldt dit niet. De sociale verplichtingen liggen bij de freelancer zelf en alle afspraken over het dienstverband worden door de freelancer en het bedrijf samen bepaald.

Het kan zo zijn dat een arbeidsrelatie met een freelancer eigenlijk een vast dienstverband is. Volgens de wet DBA is dit zo wanneer de volgende drie kenmerken aanwezig zijn: 

  • er is een gezagsverhouding
  • er is sprake van persoonlijke arbeid
  • hiervoor wordt een beloning gegeven

Als een arbeidsrelatie met een externe werknemer aan alledrie de kenmerken voldoet, moet de freelancer eigenlijk dezelfde rechten hebben als een vaste werknemer. En het bedrijf heeft verplichtingen naar de Belastingdienst waar zij op dat moment niet aan voldoen.

Wat zijn de gevolgen wanneer een fictief werkverband wordt vastgesteld?

Als de Belastingdienst het vermoeden heeft dat er een fictief dienstverband bestaat met een of meerdere freelancers, onderzoeken zij dit verder. Een controle kan bijvoorbeeld bestaan uit een bedrijfsbezoek of een boekenonderzoek. Als hier uitkomt dat er inderdaad sprake is van loondienst zal vervolgens worden gekeken of dit opzettelijk is of niet. Is er geen opzet in het spel, dan krijg je als bedrijf de kans om de situatie op te lossen. Je kunt het contract van de freelancer aanpassen naar een vast dienstverband, of je kunt de arbeidsrelatie zo veranderen dat er geen sprake meer is van loondienst. Na een vooraf afgesproken periode moet je kunnen aantonen dat de arbeidsrelatie aan de regels voldoet. Lukt dit niet, dan leidt dit tot correctieverplichtingen en naheffingen.

two people collaborating

Voorkomen is beter dan genezen

Natuurlijk wil jij als opdrachtgever voorkomen dat de arbeidsrelatie met je freelancers in twijfel wordt getrokken. En dat is gelukkig niet moeilijk. Met deze 5 aanbevelingen zorg jij ervoor dat er geen sprake is van een vast dienstverband met jouw freelancers. 

1. Maak duidelijk onderscheid tussen freelancers en vaste werknemers

Het is niet de bedoeling dat je freelancers hetzelfde behandelt als werknemers van het bedrijf. Ontwikkel aparte modellen en instrumenten voor de administratie en de boekhouding. Stuur een freelancer niet alle informatie die je aan je werknemers stuurt, zoals een wekelijkse nieuwsbrief of dagelijkse updates per e-mail. Beperk de informatievoorziening tot de dingen die te maken hebben met de opdracht van de freelancer. Neem freelancers ook niet op in het organigram en geef ze geen visitekaartjes met de naam van de onderneming.

2. Respecteer de flexibiliteit van freelancers tijdens een opdracht

Omdat er geen vast dienstverband is, hebben freelancers meer vrijheid in hun keuze voor werktijden, middelen en werkplek. Zorg ervoor dat zij dit naar wens kunnen indelen. Natuurlijk blijf je wel toezicht houden op de voortgang van het project en kun je van freelancers verwachten dat ze tijdens kantooruren beschikbaar zijn voor eventuele meetings. Hou alleen wel in je achterhoofd dat er geen sprake is van een hiërarchische relatie. Als bedrijf heb je bijvoorbeeld geen zeggenschap over wanneer een freelancer vrije dagen inplant. En als je een tijdelijke werkplek aanbiedt, geef je de freelancer niet de sleutels van het kantoorpand.

3. Geef de freelancers de ruimte om hun bedrijf te managen

Een freelancer is als ZZP’er zelf verantwoordelijk voor het opbouwen van een klantenkring, het bepalen van tarieven en het inplannen van werktijden en eventuele vakanties. Het is belangrijk dat er ruimte is om dit te doen. Bij de start van een opdracht maak je afspraken over werktijden en tarieven, maar een bedrijf heeft hier geen zeggenschap over. Het is een gezamenlijke overeenkomst, waar beide partijen gelijken zijn. Ook moet een freelancer na het einde van een opdracht de mogelijkheid hebben om een andere opdracht aan te nemen.

4. Maak gebruik van het juridische model van Malt

Het is belangrijk dat alles goed op papier staat als je een arbeidsovereenkomst aangaat met een freelancer. Om ervoor te zorgen dat jouw werkrelatie niet wordt gezien als een fictief dienstverband, heeft Malt een innovatief juridisch model opgesteld. Hiervoor hebben we de hulp ingeroepen van de beste advocatenkantoren in Nederland. Wanneer je ervoor kiest om je freelancers aan te nemen via het platform van Malt, loop je als opdrachtgever dus veel minder risico bij het afsluiten van een arbeidsovereenkomst.

5. Gebruik de webmodule van de Belastingdienst ter controle

De Belastingdienst biedt een webmodule aan waarmee je als werkgever kunt nagaan of er misschien sprake is van een fictief dienstverband. Je kunt deze webmodule invullen voor bestaande arbeidsrelaties. Ook kun je de module ter controle gebruiken voordat je een nieuwe arbeidsovereenkomst aangaat. Op dit moment is het nog een pilotversie, maar je kunt er wel veel nuttige informatie vinden over het onderwerp.

Dit artikel is geen juridisch advies. Het is een document dat bedoeld is om informatie te verstrekken en is niet allesomvattend. Bij een arbeidsovereenkomst tussen een opdrachtgever en dienstverlener moet gekeken worden naar specifieke relevante factoren, elk geval moet daarom apart beoordeeld worden. Alleen de juridische afdeling van een bedrijf of een advocatenkantoor kan een juridische analyse van een arbeidsrelatie maken. Met dit document doen wij enkel aanbevelingen die kunnen helpen bij het inrichten van een arbeidssituatie die niet als loondienst wordt aangemerkt.