Voor een vlekkeloos verloop van een project is het cruciaal dat er een goede briefing is. Bekijk hier de basisregels waar een goede briefing aan voldoet, of deze nu bedoeld is voor een extern iemand of voor een intern team. 

Een briefing is een document waarin een project tot in detail wordt beschreven. In het document wordt de visie van de opdrachtgevers (managers of opdrachtgevers) uiteengezet en dit wordt gedeeld met het team dat het project gaat uitvoeren (freelancers of vaste werknemers). Een goede briefing is essentieel voor een soepel verloop van een project. 

Waarom moet je voor elke opdracht een briefing schrijven?

Elke professional zal een project op haar of zijn eigen manier uitvoeren. Afhankelijk van de stijl en de gewoonten van een dienstverlener kan het eindproduct sterk variëren. Met een goede briefing zorg je ervoor dat de deliverables precies aan de verwachtingen voldoen, dat ze overeenkomen met de andere producten in het bedrijf en dat ze aansluiten bij de doelen die door het bedrijf zijn gesteld.

Met een briefing doe je in grote lijnen het volgende:

  • afstemmen wat er verwacht wordt en wat de verantwoordelijkheden zijn van elke betrokken partij
  • ervoor zorgen dat er zoveel mogelijk autonoom kan worden gewerkt, tot aan de levering van het eindproduct
  • evaluaties verbeteren, de succescriteria zijn immers van tevoren afgestemd
  • misverstanden, meningsverschillen en geschillen voorkomen

Wat maakt een briefing doeltreffend?

Het doel van een briefing is ervoor te zorgen dat een project dat in teamverband of met meerdere betrokken partijen soepel verloopt. Het zet de kaders uit voor:

Vlotte communicatie tijdens het project

In een goede briefing staat geen vage of subjectieve tekst. Begrippen en jargon worden gedefinieerd en verduidelijkt. Er zijn heldere regels voor de samenwerking tussen freelancers en opdrachtgevers, dit is niet gebaseerd op mondelinge overeenkomsten of e-mailuitwisselingen. 

De visie en doelen voor dit project

Alle betrokken partijen zijn het eens over de doelstellingen die met dit project behaald moeten worden en hoe succes eruit ziet. In de taakomschrijving wordt duidelijk gemaakt hoe de succescriteria behaald kunnen worden.

De verwachte resultaten worden zo gedetailleerd mogelijk beschreven en dit gebeurt met tastbare begrippen (bijvoorbeeld met cijfers, tabellen en hoeveelheden). 

De taakverdeling tussen de teamleden

In de briefing wordt in detail aangegeven wat er van elke dienstverlener wordt verwacht. Daarnaast beschrijft het in welke mate de opdrachtgever bij de uitvoering van een project betrokken wordt. 

Afspraken over de compensatie voor de diensten worden vóór de aanvang van het project vastgelegd. Dit voorkomt elk misverstand over het budget en de werklast van de dienstverleners (freelancers of tussenpersonen).  

Hoe maak je een briefing?

Een briefing wordt geschreven voor een specifiek project en is dus altijd uniek. Maar je kunt natuurlijk wel een voorbeeld of een model als leidraad gebruiken. Zorg er wel voor dat dit model up to date is. 

Een briefing is een document van één of twee pagina’s, waarop de belangrijkste punten van een opdracht worden beschreven. Denk aan de naam, de gegevens, het projectteam, de totale begroting, de doelstellingen, de uit te voeren taken en, tenslotte, de verwachte resultaten.

Het kan een goed idee zijn om de briefing met de dienstverlener te delen en om feedback te vragen. Een professionele blik van een deskundige kan de kwaliteit van de projectbriefing ten goede komen.

onboarding

Hoe maak je een gedetailleerde briefing als je geen vaste doelstellingen hebt?

Bij sommige projecten hangen de doelstellingen af van ambities, persoonlijke smaak, mode of stijl. Dit is bijvoorbeeld het geval als je werkt met dienstverleners in de creatieve hoek. De waardering van een vertaling, een logo of content op een website kan van persoon tot persoon verschillen. 

Bij sales en marketing werkt dit anders. Afhankelijk van de eisen van een opdrachtgever kan er na een marketingcampagne bepaald worden of de resultaten succesvol zijn of niet.

Ook in de technische hoek kunnen doelstellingen relatief zijn. Vaak wordt met technische projecten voortgebouwd op bestaande systemen. Het is daarom belangrijk dat het duidelijk is welke keuzes in het verleden zijn gemaakt, om te zorgen voor continuïteit. 

In alledrie de gevallen moet de briefing zo worden geschreven dat het duidelijk is wanneer een opdracht is afgerond en wanneer deze succesvol is.

Een briefing voor een marketingopdracht

In een marketingbriefing ligt de nadruk op:

  • de marketingstrategie (marketingkanalen, het soort campagne)
  • de doelstellingen (zichtbaarheid, omzet, het generen van leads)
  • succesindicatoren en de verwachte vooruitgang (uitgedrukt in volumes, aantallen, variaties en percentages)

Let op: bij marketingprojecten is het niet de bedoeling dat het risico volledig bij de dienstverlener ligt. Als een marketingcampagne het niet goed doet kan dit verschillende oorzaken hebben (te weinig aanbod, onrealistische prijzen, technische problemen, enz.)

Een briefing voor een creatieve opdracht

Om ervoor te zorgen dat het duidelijk is welke stijl verwacht wordt kun je:

  • het portfolio en ander werk van de dienstverlener bekijken
  • voorbeelden (visuals) toevoegen aan de briefing
  • gedurende het project gesprekken inplannen om te overleggen over het concept, de kleuren, de context, de mockups, enz. 
  • afspreken dat de deliverables bewerkbaar zijn, zodat je ze later intern verder kunt ontwikkelen (om trends te volgen)

Let op: hou bij het schrijven van de opdracht rekening met intellectueel eigendomsrecht. Dit kan van invloed zijn op de omvang en de kosten van een project.

Een briefing voor een technische opdracht

Voor het ontwikkelen van software of een website bevat een goede briefing tenminste de volgende elementen:

  • beschrijving van de tools en de programmeertaal
  • toegang tot een productspecificatie of backlog, afhankelijk van de werkwijze (Gantt, Kanban, Scrum, enz.)
  • beschrijving van het ontwikkelproces (pre-productie, kwaliteitscontrole, inproductiestelling)
  • taakverdeling nadat het eindproduct is geleverd (testfase, implementatie en onderhoud)
  • details over de technical debt die invloed kan hebben op het project

Fouten om te voorkomen bij het maken van een briefing

Dit zijn de vijf doodzonden die je kunt begaan bij het opstellen van een briefing 

  • De briefing laat geen ruimte voor creativiteit

De lijn tussen een goede briefing en micromanagement is dun. Let er op dat je de professionals waar je mee werkt genoeg ruimte geeft voor creativiteit. Soms kun je verrast worden door een frisse blik of een alternatieve oplossing. 

  • Een briefing wordt in de loop van het project aangepast

Natuurlijk moet het team flexibel zijn en rekening houden met feedback van de opdrachtgever, maar een grote verandering in het proces kan een project in gevaar brengen. Het kan zelfs zijn dat je helemaal opnieuw moet beginnen met het aanvragen van offertes, samenstellen van teams en het schrijven van de briefing!

Wil je feedback vanuit de markt op de vroege projectfases meenemen in het verloop van de opdracht? Kies ervoor om agile te werken, bijvoorbeeld met Scrum. Je deelt het project dan op in verschillende fases, die ‘sprints’ worden genoemd, en die elke keer een nieuwe doelstelling hebben. 

  • Het document bevat vaktermen

Gebruik in de briefing heldere taal en zorg ervoor dat alle benodigde informatie aanwezig is. Begrippen die jij en je collega’s veel gebruiken, kunnen voor externen misschien niet duidelijk zijn. Een projectteam kan hierdoor een verkeerde inschatting maken. 

Leg elk begrip uit, schriftelijk of tijdens een telefoongesprek. Zo weet je zeker dat het product uiteindelijk aan je verwachtingen voldoet. 

  • Een meningsverschil over de briefing is niet opgelost voor het begin van het project

Om succesvol aan de slag te gaan met een opdracht moet de briefing door alle betrokken partijen goedgekeurd zijn. 

Het is belangrijk dat het team op één lijn zit wat over wat de opdracht precies inhoudt. Vervolgens kan de briefing doorgezet worden naar dienstverleners, die het dan kunnen accepteren of suggesties voor wijzigingen kunnen aandragen. Begin nooit aan een opdracht als niet iedereen akkoord is!

  • De decision makers van het project zitten niet op één lijn

Het kan gebeuren dat meerdere opdrachtgevers en dienstverleners tegelijkertijd aan hetzelfde project werken. Wijs in dat geval bij alle betrokken partijen één contactpersoon aan. Die zorgt ervoor dat de instructies overeenkomen, dat feedback wordt gedeeld en dat het team de meest recente gegevens heeft, ook als er wijzigingen doorgevoerd worden. 

7 vragen om jezelf te stellen als je een briefing maakt

  • Wat zijn de doelstellingen van het project?
  • Kunnen de doelstellingen bereikt worden met beschikbare middelen?
  • Zijn de doelstellingen realistisch? (omvang, deadlines en verwachte resultaten)
  • Wie is de belangrijkste contactpersoon, wie coördineert het project en wie kan het werk van de dienstverlener valideren?
  • Hoe stel je vast of een eindproduct aan de doelstellingen voldoet?
  • Wat is het verwachte eindproduct? (formaat, hoeveelheid, criteria voor succes)
  • Welk profiel zoek je voor de uitvoering van dit project? (welk talent wil je werven)

Zoals je kunt zien staat het kiezen van een dienstverlener helemaal onderaan! Het is namelijk belangrijk dat je je visie goed op papier zet voordat je op zoek gaat naar (extern) talent. 

Vergeet niet om aan het einde van het project een feedbackgesprek te plannen waarbij alle betrokken partijen aanwezig zijn. Schrijf de uitkomsten van deze meeting op in een eindrapport.

Je wilt natuurlijk niet dat er scheve blikken komen door zo’n rapport. Denk daarom aan de mogelijkheid om anoniem feedback te vragen via een digitaal formulier (bijvoorbeeld met TypeForm of Google Form).

Hoe schrijf ik een perfecte briefing op het Malt-platform?

Als je een goede briefing schrijft heb je meer kans om de juiste persoon te vinden voor jouw project. De dienstverlener zal makkelijker integreren in het bedrijf als je van tevoren duidelijk hebt opgeschreven wat de doelstellingen en verwachtingen zijn. 

Of het nu gaat om een eenmalige opdracht of een project op lange termijn, wij raden aan om een briefing te maken voor elk project dat je via Malt lanceert. 

Als je een briefing hebt gemaakt, kun je 3 dingen doen:

  • Direct zoeken naar een freelancer op het platform

Op Malt kun je filteren op verschillende criteria, zoals functie, beschikbaarheid, ervaring of locatie. Bonus: op het profiel van een freelancer kun je de feedback van eerdere opdrachtgevers zien.

  • Bladeren door profielen die aansluiten bij de opdracht wat betreft ervaring en vaardigheden

In de zoekbalk kun je trefwoorden invullen, daarna worden er profielen van freelancers voorgesteld. Neem contact op met de profielen die je interessant vindt en bespreek de details van het project. Dit is de beste manier om dienstverleners te vinden voor creatieve, technische of sales/marketing opdrachten, omdat je een goed beeld krijgt van de individuele voorkeuren (stijl, werkmethode, visie).

Gebruik deze zoekmethode als je voor een opdracht iemand zoekt die perfect aansluit bij jouw bedrijf. 

  • Wanneer je niet precies weet hoe het beroep of de vaardigheden heten die nodig zijn voor de opdracht

Neem contact op met Malt en geef in je eigen woorden aan wat er in de briefing staat en wat je nodig hebt om de opdracht tot een goed einde te brengen. Een adviseur helpt om de juiste freelancer te werven voor jouw opdracht.