Freelancen: een oplossing voor het stimuleren van groei en het ontlasten van medewerkers in hun dagelijkse werkzaamheden.

Door de snelle groei had Stéphanie Doat, verantwoordelijk voor het algemeen beheer van GIE OZY, een vereniging van franse ziekenfondsen, iemand nodig die haar kon helpen bij het dragen van haar werkdruk en haar te helpen bij haar dagelijkse taken. Verschillende soorten taken, van de boekhouding en de financiering, tot personeelszaken en het operationele toezicht op werknemers. Als ze eerst had bedacht een beroep te doen op een accountancybedrijf, had deze haar niet kunnen helpen om alle projecten op haar roadmap te voltooien. Met dank aan het freelancen heeft Stéphanie ervaren freelance Office Managers weten te vinden die beschikken over zeer veelzijdige vaardigheden. Zij vertelt.

Goedemiddag Stéphanie, kun je jezelf voorstellen en jouw taken binnen GIE OZY aan ons uitleggen?

Ik ben Stéphanie Doat, verantwoordelijk voor het algemeen beheer van GIE OZY, een vereniging van franse ziekenfondsen. Ik ben verantwoordelijk voor alles wat te maken heeft met bestuurszaken: boekhouding, financiën, personeelszaken, operationeel toezicht op 6 werknemers, etc.

GIE OZY telt op dit moment 6 leden: ziekenfondsen en voorzorgsinstellingen. Het doel van GIE is het delen van middelen, zich aan te kunnen passen aan veranderende regelgevingen, het optimaliseren van kosten en het aanbieden van nieuwe ontwikkelingsmogelijkheden. Op dit moment bundelen de leden bijvoorbeeld een auditteam met 4 auditors, een juridisch team conform aan 2 personen en personen uit het bedrijfsleven (beleidsverantwoordelijken, HR-managers…).

Hoe heb je Malt ontdekt?

Ik heb Malt ontdekt door de samenwerking tussen Malt en Axa, die ook een partner is met GIE OZY. Daarvoor kende ik de freelance-wereld totaal niet en had ik dus ook nog nooit gewerkt met freelance consultants. 

Ik had versterking nodig bij het bestuur van GIE: ik zat te denken aan accountancykantoren, maar ik was me er wel bewust van dat ze me niet bij alles zouden kunnen helpen. Ik moest mezelf op een bepaalde manier ‘dupliceren’: samenwerken met iemand die de verschillende projecten waaraan ik werk kan leren kennen en die beschikt over de juiste vaardigheden.  

Daarna ben ik na gaan denken over freelancers, maar ik had geen idee hoe ik hen kon bereiken, ik had geen contacten of netwerken. Dat ik leerde dat er een partnerschap bestond tussen Axa en Malt en dat er een platform zoals Malt bestond heeft voor mij de deuren geopend naar de wereld van freelancers. Een wereld die ik beschouwde als ontoegankelijk of waarvan ik in ieder geval geen idee had hoe ik die moest benaderen.

Hoe heb je de freelance consultants gevonden die perfect passen bij jouw behoeften?

Ik ben volledig zelfstandig begonnen bij de zoekmachine. Wat ik geweldig vond aan Malt is het feit dat je toegang kan krijgen tot de profielen van freelancers zonder dat je zelf een account hoeft aan te maken. En toen ik er één had gemaakt bleek de tool zeer simpel. Zonder iets te hoeven betalen kon ik mijn opdracht lanceren.

Ik had, in de aanloop naar mijn zoektocht, een taakomschrijving van de freelance klus gemaakt. Door deze voorbereidende werkzaamheden kon ik nog effectiever te werk gaan en de juiste freelancers vinden via keywords. En ik kreeg nog een tweede fijne verrassing: ik werd benaderd door een adviseur van Malt die had gezien dat ik op zoek was naar freelancers en die me meteen aanbood te helpen terwijl ik het niet voor mogelijkheid had gehouden iemand te moeten vragen.

Of het nu de gebruiksvriendelijkheid, de kwaliteit, de nauwkeurigheid van de profielen van de freelancers op Malt, of de ondersteuning is: alles was perfect.

Welke richtlijnen bepalen jouw keuze bij het selecteren van freelancers?

Allereerst de ervaring en de vaardigheden. Daarna de beoordeling, het advies en de classificatie die is weergegeven op de profielen van freelancers. Dat is wat voornamelijk mijn keuze heeft bepaald. De eerste keer keek ik vooral naar personen die al ervaring hadden op Malt. En de tweede keer heb ik een beroep gedaan op Christian, Senior Key Account Manager bij Malt die me de oplossing van Malt Plus voorstelde. Dankzij Malt Plus heb ik binnen 48 uur een voorselectie gemaakt van 3 freelancers. Deze oplossing heeft me heel veel tijd bespaard en de freelancers die me aangeboden werden voldeden volledig aan mijn verwachtingen.      

Het selecteren van freelancers gebeurde in 2-3 weken, maar met Malt is het me binnen slechts 2-3 dagen gelukt. De freelancers reageren keer op keer zeer snel en we kunnen gemakkelijk een afspraak inplannen om elkaar te ontmoeten. Dit zijn de beperkingen die ervoor zorgden dat de selectiefase langer duurde.

Voor wat voor soort taken deed je een beroep op een freelancer?

Ik zocht een Office Manager. Het takenpakket bestaat uit zich bezighouden met alles van de registratie van facturen, het bijhouden van de boekhouding, HR (het opstellen van contracten, het uitvoeren van betalingen, het beantwoorden van vragen van medewerkers). Er is ook een groot deel gerelateerd aan de regelgeving. Taken waar ik me oorspronkelijk in mijn eentje mee bezig hield. Maar omdat GIE ontzettend gegroeid is, moest ik bepaalde zaken op orde stellen: de wettelijke verplichtingen van het bedrijf controleren en de goede werking daarvan te verzekeren: boekhouding, financiën, HR, aankopen, en ook bepaalde IT-projecten zoals het op orde stellen van de kantoorsystemen: de messaging tools, het gemeenschappelijke gegevensregister.

Hoe is de samenwerking met freelancers verlopen?

Tot nu toe heb ik altijd op afstand met freelancers gewerkt. Ik heb de eerste Office Manager twee keer gezien aan het begin om de zaken in gang te zetten. Maar gezien de crisis hebben we op afstand gewerkt: we communiceerden over de telefoon en werkten in gedeelde documenten. We planden elke week een moment samen. Op dit moment werk ik één dag per week voor GIE samen met freelance Office Manager Sabrina. Maar ze verspreidt haar werktijden zoals zij het wil. Ik waardeer deze flexibiliteit omdat ik weet dat ze ook een verzoek kan behandelen buiten deze dag om.

Wat zijn de voordelen van een samenwerking met een freelancer?

Freelancers hebben ideeën over praktische tools en oplossingen die zeer waardevol zijn. Ze hebben ook andere vaardigheden en een andere visie dan iemand intern in het bedrijf. Freelancen is een fantastische oplossing voor mensen zoals ik die parttime hulp nodig hebben en het is ook ideaal voor freelancers die meer vrijheid willen in hun professionele leven.

Wat zijn de resultaten van deze samenwerkingen?

Dankzij de ondersteuning van deze freelancers is het ons gelukt om onze management tools binnen een jaar te stroomlijnen. Ik zou ook graag de diensten van Malt aan de CEO en de HR-manager van de 6 leden van GIE OZY willen aanbevelen om aan de behoefte voor zeldzame of specifieke expertises te kunnen voldoen.