Sneller innoveren dankzij freelancers

David Pellegrin is de Digital Business Manager bij Roche Diagnostics France – n°2 van biologische diagnostiek in Frankrijk – en de medeoprichter van het Digital Lab, de incubator en de accelerator van de digitale innovatie van Roche. Het Digital Lab biedt de mogelijkheid aan interne en externe initiatiefnemers van projecten van het bedrijf om ideeën over te brengen aan de MVP (Most Valuable Project). David en zijn teams hebben een beroep gedaan op freelance consultants om digitale producten en oplossingen te testen, herhalen en prototypes te maken voordat deze volledig ontwikkeld of op de markt gebracht zijn. We spraken met hem af om meer te weten te komen over de redenen die hem ertoe geleid hebben om samen te gaan werken met freelancers en de manier waarop hij het hele jaar met hen heeft samengewerkt. 

Goedemiddag David, in welke context heb jij een beroep gedaan op freelancers?

Ik heb het hele jaar door een beroep gedaan op meerdere freelance consultants met zeer diverse zakelijke expertises: design (co-creation workshop, software design, UX design, gebruiksvriendelijkheid), web development (back en front-office voor specifieke technologieën zoals React JS of Angular), cybersecurity maar ook projectmanagement.

Freelancers werken meestal vrij korte periodes met ons gezien het voornamelijk om experimentele projecten voor het ontwerpen van de MVP gaat. We nemen ze in verschillende fasen van deze projecten aan, voor periodes van 3 tot 6 weken.

In een grote organisatie is het niet makkelijk om functies open te stellen voor experimentele projecten gezien het vaak korte termijn projecten zijn waarvan de benodigdheden zeer kunnen verschillen. En dit is des te meer het geval binnen een groot bedrijf zoals Roche voor wie het niet de core business is om software te ontwikkelen. Het heeft voor ons weinig zin om lange termijn werknemers aan te nemen voor dit soort projecten.

Met wat voor soort freelancers werken jullie samen?

Ik selecteer senior freelancers met meerdere jaren ervaring die vaak een hoger dagtarief hebben, maar die ook zeer zelfstandig zijn. Voor onze experimentele projecten moeten we snel gaan en de personen waarmee we werken moeten zich snel integreren in de cultuur, de werkwijzen en de tools van het bedrijf. 

We geven ook de voorkeur aan multi-competente freelancers boven experts op een specifiek gebied. Bij het ontwerpen van een MVP kunnen we ons gemakkelijk aanpassen. Maar dat is zeker anders in bijvoorbeeld onderhoudsfases.

Hoe selecteren jullie freelancers?

We hechten dezelfde waarde aan het selecteren van freelancers als aan het aannemen van werknemers. We hebben bovendien dezelfde selectiecriteria: vaardigheden, aanbevelingen, hun eerdere ervaringen.   

We selecteren 3 tot 5 profielen van freelancers per opdracht waarmee we meerdere sollicitatiegesprekken inplannen: een sollicitatiegesprek met een operationeel persoon, bijvoorbeeld een projectmanager, en een sollicitatiegesprek met iemand met een iets technischer profiel. We evalueren zowel de hard skills als de soft skills omdat het belangrijk voor ons is dat de freelancer zich kan integreren in de teams en dat hij/zij op een flexibele manier kan werken.    

De freelancers waar we mee werken verrichten over het algemeen meerdere opdrachten bij ons, op verschillende momenten in het jaar. Ze integreren zich in het bedrijf, gaan weg, en komen terug: aanpassingsvermogen is dus ook een gewenste kwaliteit.   

Hoe werken jullie samen met freelancers?

We proberen zo flexibel mogelijk te zijn: Wekelijkse gesprekken, Sprint planning, Sprint review, Scrum methodes. De freelancers integreren zich in de Scrum teams en we geven ze toegang tot onze tools: Trello voor het taakbeheer en een nettere Roche omgeving voor als het gaat om het beheer en de documentatie van de code. Daarnaast werken we ook met Google Meet.

Maar voor het begin van elke samenwerking, denk ik dat het belangrijk is de nadruk te leggen op het kader van de opdracht en vooral om de zaken op orde te stellen.

1/ Bepalen wat er nodig is: dit bereiden we voor met onze interne teams in aanloop naar de opdracht.

2/ De verwachtingen van het product bepalen op het gebied van schermen en workflow: naar mijn mening moet je nooit beginnen met iets ontwikkelen zonder dat je een precieze visie hebt van hoe het er uit gaat zien en hoe het samen gaat komen. Daarom laten we de UX-designers en de freelance ontwikkelaars elkaar vaak ook ontmoeten tijdens de sollicitatiegesprekken.

Wat is volgens jou de belangrijkste kwaliteit van een freelance consultant?

Wat ik vooral waardeer bij freelancers is hun mentaliteit. Het feit dat ze zelfstandig zijn, hun eigen baas, dat ze aan meerdere projecten tegelijkertijd werken, dat ze wel eens startups beginnen of dat ze zelf bij vrijwilligersorganisaties hebben gewerkt. Dit alles maakt dat ik hen bijzonder compleet, gepassioneerd en zelfstandig vind. 

Het is ook de vrijheid die hen kenmerkt die ik waardeer. Als ze zich samen inzetten voor een opdracht, hoef ik de andere opdrachten waaraan ze werken niet te weten. Zolang de opdracht voltooid wordt, hoef ik niet te weten of ze op het strand zitten, thuis zijn of bijna op de fiets stappen. Dat is “vrij”!

Roche is een bedrijf dat zeer groot is in zijn markt en zijn expertise, namelijk de medische diagnostiek. Het is een behoorlijk gesloten wereld en het is goed om hier freelancers in te introduceren die aankomen met hun eigen uiteenlopende expertises en hun gedrevenheid.   

En hoe zie jij freelancen in de toekomst?

Freelancen is een onderliggende trend. Zoals wij het zien, heeft de jonge generatie geen zin in top-down management dat zeer hiërarchisch is, ze willen zich kunnen bewegen, dingen kunnen maken, te kunnen gaan voetballen tussen 15u en 16u, om vervolgens tot 22u door te werken. Ze willen hun vaardigheden anders verbeteren en hun carrière anders vormgeven. Hierin wordt tegemoet gekomen in de grote vraag naar een balans tussen het privéleven en het professionele leven. Maar ook aan grotere behoeftes zoals vrijheid en zelfstandigheid. En dat is precies waarom ik ervan hou om samen te werken met freelancers. Ik hoef niet de volledigheid van hun agenda te weten noch de hoeveelheid opdrachten waaraan ze werken, wat belangrijk is is dat het werk van kwaliteit is en dat de deadline gehaald wordt. Ik laat hen de mogelijkheid zich te plannen zoals zij dat willen. Als we een sectoroverschrijdende management hebben, in een concept, raad ik freelancers aan alle soorten bedrijven aan.