Het kan lastig, en soms gênant, of zelfs vermoeiend, zijn om het contact met een opdrachtgever nieuw leven in te blazen…En toch maakt het deel uit van de normale commerciële en zakelijke omgang. In een milieu dat van nature competitief is, is dit een belangrijke stap in het beslissingsproces dat de opdrachtgever ertoe brengt je offerte te accepteren.

Als freelancer treedt het opnieuw contact opnemen met de opdrachtgever op op 3 belangrijke momenten van de opdracht: de eerste gesprekken, het versturen van een offerte en de betaling. Belangrijke momenten in de relatie tussen de freelancer en de opdrachtgever die niet onderschat mogen worden en vol vertrouwen behandeld moeten worden.

Hier enkele aanwijzingen om in alle gemoedsrust contact op te nemen met je opdrachtgevers en er zelfs een zakelijke troef van te maken.

Vanaf de eerste gesprekken: benadruk je deskundigheid en maak je verhaal persoonlijk

Je hebt contact gehad met een opdrachtgever en deze biedt je een opdracht aan die precies past bij je deskundigheid. Je hebt interesse getoond in dit voorstel maar nu hoor je niks meer? Geef de moed niet te snel op.

Integendeel, maak er gebruik van om de vaardigheden en pluspunten te benadrukken die je misschien niet hebt kunnen benoemen tijdens eerdere gesprekken. Om zijn of haar aandacht te trekken kun je absoluut opnieuw contact opnemen met deze opdrachtgever door een persoonlijk bericht te sturen dat de nadruk legt op je deskundigheid met betrekking tot de opdracht of je eerdere werkervaring. Ook kun je je betoog kracht bijzetten door je portfolio of werk dat je in het verleden hebt uitgevoerd en dat hem of haar zou kunnen interesseren op te sturen.

Bij het tekenen van de offerte: wees proactief en bereid je voor op de vragen die de opdrachtgever zou kunnen stellen

Heeft je opdrachtgever de offerte nog altijd niet ondertekend? Twijfel je over het bedrag dat je op deze offerte hebt vastgelegd: was het te hoog, gedetailleerd genoeg? Raak niet in paniek. Het uitblijven van een antwoord kan op meerdere manieren worden uitgelegd, zoals bijvoorbeeld: de noodzaak om toestemming te krijgen van de directie, een periode van afwezigheid of training, de noodzaak om uitgaven goed te laten keuren door de inkoopafdeling, etc.

Het uitblijven van antwoord is dus niet synoniem voor gebrek aan interesse. Durf dus opnieuw contact op te nemen! Je hebt tijd besteed aan het voorbereiden van dit toekomstige project, en het is dus normaal om te willen weten hoe het af gaat lopen. Informatie op een proactieve manier opzoeken is iets positiefs, en het duidt ook op gelijkheid in de relatie tussen de opdrachtgever/freelancer. Opnieuw contact opnemen laat zien dat je vooruit kunt denken, dat je reactief en zakelijk bent.

We raden je wel aan om, alvorens contact op te nemen, in ieder geval de afgesproken termijn af te wachten, of op zijn minst 2 tot 3 dagen. We hoeven je niet uit te leggen dat het af te raden is om contact opnemen met een opdrachtgever op ongepaste tijden (stuur dus geen berichten midden in de nacht).

Tot slot raden wij je aan om niet meer dan 3 keer contact op te nemen:

  •     Contact n°1: vraag je opdrachtgever of hij of zij vragen heeft omtrent de offerte, het begin van de opdracht of je organisatie in deze.
  •     Contact n°2: stel een mondeling gesprek voor en geef hem of haar meerdere tijdslots voor een vergadering. Je kunt zelfs vragen of hij of zij je “in het echt” wil ontmoeten op zijn of haar kantoor.
  •     Contact n°3: wacht een paar extra dagen af en stuur hem of haar vervolgens een bericht met de samenvatting van de opdracht inclusief een voorlopige planning.

Het is tijdens deze gesprekken belangrijk om de gelijkwaardigheid in de relatie voor ogen te houden. Als je contact opneemt met een opdrachtgever en hij of zij probeert vervolgens te onderhandelen over extra voorwaarden die voor jou lastig na te komen zijn of die niet conform zijn aan het budget, dan is het beter om voet bij stuk te houden. Tastbare informatie communiceren is een goede manier om je offerte uit te leggen en te rechtvaardigen en het versterkt dus je geloofwaardigheid. Door extra en volledige informatie te geven anticipeer je ook een radiostilte van je lead.

Met Malt is betalingszekerheid geen kwestie meer

Vaak is achter een opdrachtgever met een betalingsachterstand aan gaan een gevoelige kwestie. Het is echter mogelijk om er zonder conflict over te praten.

Als het om een opdracht via Malt gaat:

Op Malt wordt het bedrag alvast vastgezet op het moment van het goedkeuren van de offerte, de marketplace beschikt over een aanbetalingssysteem. Het einde van de opdracht brengt dus automatisch de al gedane betaling van de opdrachtgever naar de freelancer teweeg. Als de opdrachtgever het einde van de opdracht niet bevestigt kun je contact opnemen met de klantenservice van Malt, die vervolgens direct contact opneemt met de opdrachtgever. De incassoteams van Malt beschikken over de juridische actiemiddelen om ervoor te zorgen dat de opdrachtgever zijn of haar verplichtingen nakomt.

Als het om een opdracht buiten Malt gaat:

Als je je opdrachtgever ontmoet hebt is het, voor meer betalingsveiligheid, belangrijk om voorzichtig te zijn wat betreft de facturering. Je kunt bijvoorbeeld afspraken maken met je opdrachtgever over: de termijnen tussen facturen, de afgesproken data en de betalingsmethode.

Zodra een termijn verlopen is kun je hem of haar een e-mail sturen ter herinnering. Wij raden je aan je neutraal op te stellen en altijd de factuur bij te sluiten. Als dat niet lukt kan een telefoongesprek het probleem wellicht oplossen.

Na 3 keer contact opnemen zonder antwoord kun je een aangetekende brief sturen, dit is een wat meer ferme waarschuwing. Als ook dit niet lukt is niet alles verloren, er bestaan nog meer opties: je kunt een incassobureau in de arm nemen of een advocaat raadplegen.

Aarzel voor meer vragen over facturering niet om onze Veelgestelde Vragen te raadplegen.